Vandelanotte: "We willen verdubbelen in grootte, maar dat betekent niet dat we dubbel zoveel administratie willen. We willen net méér doen met minder inspanning.”
Accountancy - audit & advies
800 medewerkers
Kortrijk
ERP & HRM
Januari 2022
Interview met:
Iris De Groote (verantwoordelijke businessline accountancy) & Robin Raes (marketing-en communicatieverantwoordelijke)
Als grootste, onafhankelijke accountancy-, audit- en advieskantoor van België kijken ze bij Vandelanotte ambitieus naar de toekomst. Met bijna 800 medewerkers en een stevige groei in het vooruitzicht is het kantoor allesbehalve klassiek. “Onze ambitie? Op vijf jaar tijd bijna verdubbelen in grootte,” zegt Iris die mee aan het roer staat van de businessline accountancy. “Maar dat betekent niet dat we dubbel zoveel administratie willen. We willen net méér doen met minder inspanning.”
De bestaande software hield dat tempo niet meer bij. “De tool die we gebruikten, kon de schaalgrootte van onze organisatie niet meer aan. Ze was traag geworden en bevatte veel maatwerk dat niet langer werd ondersteund.” Vandelanotte besloot om resoluut voor een ander platform te kiezen.
“Wat ons overtuigde bij AFAS Software was de flexibiliteit binnen een stevige basisstructuur. Je start niet vanaf nul, maar kan wel alles inrichten zoals het voor jouw organisatie werkt. Dat gaf meteen een gerust gevoel.”
Binnen Vandelanotte gebeurt veel onder één dak. Klanten vinden er niet alleen boekhoudkundige expertise, maar ook juridische begeleiding, fiscale advisering, digital services, payroll en HR-ondersteuning. “Die breedte zie je ook intern terug,” vertelt Iris. “We hebben een enorm diverse organisatie met specialisten in elk domein. Dat betekent dat je nood hebt aan één platform dat alles verbindt.”
AFAS is dat verbindende platform geworden. “We gebruiken het zowel voor ERP als HRM. Alles van projectbeheer, facturatie en tijdsregistratie tot ziekte, onkosten, rapportering, evaluaties en beleidsdocumenten loopt via dat ene platform,” vertelt ze. Iedereen komt ermee in aanraking, of je nu opstart of al jaren in dienst bent,” zegt Robin. Ook aan klantzijde is de integratie doorgedreven. “Via ons eigen klantenportaal ‘My Vandelanotte’ krijgt elke klant automatisch toegang tot de juiste tools, gestuurd vanuit AFAS. Van zodra de hoofdgebruiker geregistreerd is, gaat alles vanzelf. Geen handmatige tussenkomsten meer.”
Eén van de grootste interne veranderingen vond dan ook plaats bij de onboarding van klanten. In het verleden liep dat versnipperd. “We werkten met Excels, losse documenten en veel mailverkeer,” vertelt Iris. “Het proces hing af van de collega die ermee bezig was. Vandaag is dat helemaal anders.”
Dankzij AFAS werd een volledig geautomatiseerde workflow opgezet. Die verbindt alle stappen én alle betrokkenen, van de accountmanager en business support tot compliance en het Cliënt Acceptance Team. Alles zit erin vervat: de risicoanalyse, de opdrachtbrief en zelfs de toewijzing aan het juiste team. “Iedereen weet op elk moment wat er van hen verwacht wordt. We vergeten niets meer en het gaat ook een stuk sneller.” Volgens Iris is dit een van de krachtigste voorbeelden van hoe digitalisering voor rust kan zorgen. “Wat vroeger verspreid zat over drie tools en vijf verschillende checklists, is nu samengebracht in één helder proces.”
“En de echte winst? Onze collega’s kunnen zich meer focussen op klanten, in plaats van op administratie.”
De interne werking krijgt bij het accountantskantoor minstens evenveel aandacht als de externe groei. “We geloven dat mensen het verschil maken, dus investeren we in een omgeving waarin zij kunnen groeien en verantwoordelijkheid opnemen,” zegt Iris.
AFAS ondersteunt die visie door HR-processen overzichtelijk en toegankelijk te maken. Medewerkers regelen hun verlof, registreren prestaties, raadplegen persoonlijke gegevens en vinden documenten terug via het medewerkersportaal InSite. “Dat lijkt misschien evident, maar het maakt echt een verschil in de dagelijkse werking,” vertelt Robin. “Mensen weten waar ze moeten zijn, wat er van hen verwacht wordt en kunnen veel zelf. Dat zorgt voor duidelijkheid én vertrouwen.”
Ook het evaluatieproces kreeg een upgrade. Met AFAS zijn evaluatiegesprekken niet langer iets dat één keer per jaar moet gebeuren, maar maken deel uit van een natuurlijk moment van overleg. “De structuur in het systeem helpt om regelmatiger in gesprek te gaan en daarbij verder te kijken dan alleen prestaties. Ambitie, samenwerking en cultuur zijn minstens even belangrijk,” vult Iris aan. “In zo’n context durven mensen zelf hun sterktes en werkpunten benoemen. En dan krijg je gesprekken die écht vooruitgang opleveren.”
Wie denkt dat accountancy een grijze sector is, kent Vandelanotte nog niet. “Onze gemiddelde leeftijd ligt op 33 jaar. We zetten al jaren strategisch in op schoolverlaters,” zegt Iris. “Alleen al in accountancy starten elk jaar een twintigtal jonge collega’s. We zorgen voor een goed onboardingproces en interne begeleiding. Zo groeien die profielen door tot stevige experts.”
Daarvoor zijn gebruiksvriendelijke tools essentieel. “De jongere generatie verwacht dat alles digitaal, snel en mobiel werkt,” zegt Robin. “Via AFAS InSite (medewerkersportaal) kunnen ze hun prestaties ingeven, verlof aanvragen, documenten terugvinden... en dat allemaal via hun smartphone.” Ook voor Iris maakt het ook in het dagelijkse leven een verschil. “Je moet geen mail sturen om te weten hoeveel verlof je nog hebt. Je kijkt gewoon in de app. Het lijkt klein, maar het is dat soort gemak dat ervoor zorgt dat mensen sneller hun weg vinden én efficiënter werken.”
Geen enkele digitale transformatie gebeurt zonder vragen. “We zijn eerlijk: ook bij ons was er in het begin wat weerstand,” zegt Iris. “En dat is logisch. Daarom hebben we bewust ingezet op laagdrempelige communicatie.” De aanpak was creatief én praktisch. Posters op het toilet, schermsavers met updates, ambassadeurs op de werkvloer en vragenuurtjes op vrijdagmiddag. “Iedereen mocht zijn vragen stellen. Gewoon even inbellen, zonder afspraak,” vertelt Robin. “Dat werkte verrassend goed. We merkten dat mensen zich betrokken voelden. En zodra ze zelf hun voordeel zagen draaide de mindset helemaal om.”
AFAS is vandaag de kern van hun werking. Maar het potentieel reikt verder. “We kijken nu ook naar hoe we AI kunnen inzetten,” zegt Iris. “Ik weet dat sommigen schrik hebben dat AI banen wegneemt. Maar 60% van de jobs die vandaag bestaan, bestonden in de jaren 60 nog niet. Technologie verandert dingen en creëert vooral nieuwe kansen. En daar willen wij klaar voor zijn.”
AI kan volgens Vandelanotte net ruimte creëren voor waardevol werk. Denk aan automatische samenvattingen van meetings, todos die gegenereerd worden op basis van vergaderverslagen of meldingen voor documenten die vervallen. “Stel dat het systeem zelf herkent dat een identiteitskaart bijna verloopt, automatisch een herinnering stuurt en opvolgt tot het in orde is. Dat is waar we naartoe willen. Zo'n ingsteldheid is ook nodig om onze ambities waar te maken. Het is net door die processen efficiënter te maken dat we meer ruimte krijgen voor wat echt telt: persoonlijk contact, sterke relaties en proactief advies.”
Diezelfde ingesteldheid trekken ze vandaag al door in hun projectwerking. Want ook daar geldt: hoe minder tijd je verliest aan manueel werk, hoe meer ruimte er is voor advies en klanten.
Om meer grip te krijgen op bezetting, projectstatus en marge, koppelde Vandelanotte AFAS aan Timewax, hun tool voor projectplanning en bezettingsplanning. Stamgegevens zoals klanten, projecten en medewerkers worden automatisch gesynchroniseerd. Ook voorcalculaties uit AFAS, zoals begrote uren en kosten, zijn meteen beschikbaar in Timewax. Zo werkt iedereen met dezelfde, actuele data, zonder Excel of dubbel werk.
|
Automatiseer net als Vandelanotte en ruim 14.000 organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |