“De Vlaamse overheid wil het goede voorbeeld geven. Ze hoopt dat bedrijven dit goede voorbeeld volgen en hun facturatieprocessen digitaliseren. Of zich tenminste al bewust worden van wat mogelijk is.”
“Maar het is ook een signaal naar ons, de ontwikkelaars van elektronische boekhoudpakketten. Wij moeten het voor onze klanten mogelijk maken om correct aan e-facturatie te doen.”
“In tegenstelling tot wat sommige bedrijven denken, gaat het verder dan je facturen manueel opstellen en per mail ontvangen of versturen.”
“Kort samengevat: je boekhoudpakket maakt een digitaal bestand aan. Het doet dat op een gestandaardiseerde manier: op die plek staat dat ingevuld, en in dat veld staat elke keer die bepaalde info. Elke factuur is precies hetzelfde opgebouwd. Dat hele proces is geautomatiseerd. Er komt geen manueel werk bij kijken.”
“Dat bestand wordt vervolgens via een beveiligd netwerk doorgestuurd naar de juiste ontvanger. Er zijn verschillende van die netwerken in gebruik. De Vlaamse overheid volgt het voorbeeld van Europa en kiest voor Peppol.”
“Automatiseren betekent sneller en efficiënter. Dat resulteert dan weer in een kostenbesparing, een lagere foutenlast en minder dubbel werk.”
“Het is ook veel veiliger. Daar zorgt Peppol voor. De regels voor e-facturatie zijn vastgelegd door Europa. Veiligheid was één van de absolute prioriteiten. Er zijn toen verschillende beveiligingsnetwerken geanalyseerd. Peppol kwam als winnaar uit de bus.”
“Het wapent je bedrijf ook tegen spookfacturen: oplichters die facturen uitsturen voor niet geleverde diensten of goederen. Een probleem waar vooral grote ondernemingen mee kampen.”
“Het beveiligde netwerk voert namelijk verschillende controles uit die de betrouwbaarheid nagaan van elke factuur.”
“Neen. Elk boekhoudpakket kan wel een digitale factuur uitdraaien. Maar niet elk pakket heeft toegang tot een access point van Peppol. Zeg maar het deurtje dat je nodig hebt om van dit platform gebruik te maken.”
“Die toegang heb je sowieso nodig om zaken te doen met de overheid. Maar aangezien het een Europese standaard is, zullen ook veel bedrijven kiezen om op deze manier te werken.”
“AFAS-klanten mogen gerust zijn. Je hoeft enkel een paar kleine aanpassingen te doen in de inrichting van je omgeving en je krijgt toegang tot dit netwerk”
“De verdere automatisatie van je facturatie. Je kan je hele proces automatiseren. Zoals een rolverdeling instellen, om maar één te noemen. Dat een factuur vanaf een bepaald bedrag via de directie moet. Of dat facturen van die bepaalde leverancier eerst de goedkeuring moeten krijgen van die persoon binnen jouw organisatie. Echt alles kan je automatiseren.”
“De volgende stap is om je andere diensten te automatiseren: personeelsadministratie, werving, selectie, opleidingen, planning,klantrelatiebeheer… Voor alle duidelijkheid: dit kan niet met een puur boekhoudpakket. Dat is maar één stuk van de puzzel.”
“Als je het echt serieus meent met automatisatie, kom je sowieso terecht bij een ERP-pakket zoals dat van ons. ERP staat voor Enterprise Resource Planning en gaat verder dan boekhouden alleen. Het heeft een impact op zowat alle bedrijfsprocessen. Zo’n softwarepakket bestaat uit verschillende modules. Zo kan je de delen eruit kiezen die voor jouw bedrijf relevant zijn.”