Verplichte e-facturatie via Peppol: zo bereid je je voor op 2026 

Wat is Peppol eigenlijk?

Voor wie de term al vaker heeft gehoord, maar nog niet precies weet wat het betekent: Peppol is een internationaal netwerk waarmee organisaties elektronische facturen en andere documenten veilig kunnen uitwisselen. Dat gebeurt rechtstreeks van het ene bedrijfs- of boekhoudsysteem naar het andere, zonder tussenkomst van e-mail of PDF. Het resultaat? Een gestandaardiseerde en beveiligde gegevensstroom die elke factuur automatisch op de juiste plaats in de administratie zet.

AFAS als erkende serviceprovider

Sinds kort is AFAS Software officieel erkend als Peppol-serviceprovider. Dat betekent dat klanten vanaf Profit 7 rechtstreeks via AFAS facturen kunnen verzenden én ontvangen, zonder tussenkomst van externe software. De koppeling met het Peppol-netwerk wordt bovendien gratis meegeleverd voor alle klanten. Volgens Productmanager Nils Cornelis is dat een bewuste keuze: “Facturatie is een primair proces. Het moet gewoon werken: veilig, snel en conform de wetgeving.”

De overstap in de praktijk

Vanaf november wordt deze nieuwe functionaliteit uitgerold in Profit 7. Klanten kunnen dan rechtstreeks via Profit hun Peppol-ID aanvragen of koppelen. De registratie verloopt volledig automatisch, inclusief de verplichte KYC-controle (Know Your Customer). Zodra de koppeling actief is, kunnen organisaties facturen verzenden én ontvangen via Peppol, volledig geïntegreerd in hun bestaande proces.

Wie al een Peppol-ID heeft, kan dat rechtstreeks koppelen aan AFAS. Wie momenteel nog werkt met een externe partij zoals eConnect of Scansys, kiest of men bij die oplossing blijft of de overstap maakt naar AFAS als serviceprovider. Een combinatie van beide wordt niet ondersteund.

Hoe bereid je je nu al voor?

De verplichte overstap lijkt misschien nog ver weg, maar onze klanten kunnen vandaag al veel doen om straks vlot te schakelen.

• Controleer je gegevens in CRM: Ga na of alle ondernemingsnummers en btw-nummers correct zijn ingevuld bij klanten én leveranciers. Die gegevens zijn cruciaal: AFAS gebruikt ze om te controleren of relaties al een Peppol-ID hebben. Alleen dan kunnen facturen straks automatisch via het netwerk verzonden worden.
• Activeer geplande taken voor het verzenden en ontvangen van communicatieberichten: Zorg er daarom voor dat de geplande taak ‘Verzenden en ontvangen van communicatieberichten’ actief staat. Heb je nog geen taak ingesteld, voeg ze dan alvast toe. Zo is je administratie straks klaar om berichten automatisch te verwerken zodra je Peppol activeert.
• Breng je relaties op de hoogte van de komende Peppol-verplichting: Vanaf midden november kunnen onze klanten hun Peppol-ID aanvragen of koppelen, en is de kans groot dat ook jouw partners met vragen zitten. Door dit nu al af te stemmen, voorkom je misverstanden en loopt de communicatie straks vlot.
• Evalueer je huidige scan-en-herkenoplossing: Gebruik je vandaag nog een externe oplossing zoals eConnect of Scansys? Bepaal of je die wilt blijven gebruiken of dat je liever volledig overstapt op de ingebouwde Peppol-functionaliteit in Profit 7. Wie kiest voor AFAS als Peppol-serviceprovider, ontvangt facturen rechtstreeks in de administratie, zonder tussenpartij.
•  Test alvast je communicatieprofielen: Klanten die nu al met sociale secretariaten, Isabel Connect of andere koppelingen werken, gebruiken vaak al communicatieprofielen. Controleer of die correct zijn ingesteld en actief blijven draaien. Zo ben je zeker dat berichten straks probleemloos worden verzonden en ontvangen via Peppol.
• Kijk kritisch naar je factuurinstellingen: De overstap naar Peppol is een goed moment om je facturatieproces onder de loep te nemen. Denk aan bijlagen die automatisch meegaan met een factuur of oude berichtsjablonen die niet langer relevant zijn. Alles wat in het dossier van de verkoopfactuur zit, wordt straks automatisch meegeleverd via Peppol, dus hou het overzichtelijk en up-to-date.

Blik op de toekomst

In de aankomende Profit 7 release ligt de focus op het verzenden en ontvangen van facturen, maar daar stopt het niet. We werken al volop aan uitbreidingen zoals self billing, factuurstatussen (‘ontvangen’, ‘betaald’...) en nieuwe berichttypes zoals orders. Facturen krijgen bovendien meer opmaakvrijheid, zodat je regels eenvoudig kunt samenvatten of bewerken.

Kortom: Peppol is geen verre toekomstmuziek, maar een logische stap in de verdere digitalisering van jouw administratieve processen.

Ben je benieuwd naar Peppol in AFAS?