Digitalisering & automatisering stomen je klaar voor de toekomst

Ben je benieuwd hoe je organisatie er binnen 10 jaar uitziet? En is jouw team daar dan klaar voor? Als ondernemer of manager van bijvoorbeeld de afdeling IT of HR is het een van de grootste uitdagingen om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten. Op die manier maak je de organisatie klaar voor de toekomst. Digitalisering heeft een grotere impact dan je denkt. Nadat je deze blog hebt gelezen, kan je ook meteen aan de slag!

Ben jij al bezig met digitalisering?

Vanuit elke hoek krijg je te maken met digitale innovaties. De ontwikkelingen gaan heel snel. Van nieuwe smartphones tot artificial intelligence en robotica. Je kan het niet gekker bedenken. Al die digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Dat merken we op het werk én in het privéleven.

Een voorbeeld van zo'n digitale innovatie is de slimme speaker die het overbodig maakt om je telefoon erbij te nemen. Je roept dan "Bel mijn man!" en je telefoon doet dat meteen. Heb je ook al eens gehoord van de slimme thermostaat? Vanaf je smartphone stel je een tijdschema in en als je thuiskomt is het al lekker warm. Het komt er uiteindelijk op neer dat al je apparaten aan elkaar worden gekoppeld. Samen zorgen de devices dan voor rust en controle.

Het is wel opvallend dat we digitalisering in ons privéleven toejuichen en toelaten, terwijl anderzijds binnen bedrijven de nodige weerstand tegen digitalisering bestaat. Veel organisaties gebruiken nog verschillende digitale tools en systemen. Die variëren van Excellijsten tot standalone softwareoplossingen. De data wordt dan niet aan elkaar gekoppeld en de processen zijn niet op elkaar afgestemd. Dat is natuurlijk jammer want het is de bedoeling dat data voor jou werkt en niet andersom. Sterker nog: data verzamelen is niet het doel, maar het is een logisch gevolg van je dagelijkse werkzaamheden. Het doel is wel dat jij inzicht en controle krijgt over de processen waarmee je jouw bedrijf kunt verbeteren.

Automatisering en digitalisering: wat is het verschil tussen vroeger en nu?

Vroeger versus nu. Wat is het verschil?

Start-ups en jonge bedrijven vinden digitaal werken de normaalste zaak van de wereld. Voor hen is het dus vanzelfsprekend dat je de boekhouding zo veel mogelijk gedigitaliseerd en geautomatiseerd doet. Bedrijven die nog maar een paar jaar bestaan, zijn dus niets anders gewoon. Ze hebben alle mogelijkheden direct binnen handbereik en benutten zeker de nieuwste technologieën. Jonge bedrijven maken natuurlijk ook fouten. Een van de valkuilen van zo'n bedrijven is dat ze vaak voor allerlei activiteiten een aparte tool hebben. En die aparte tools zijn dan niet met elkaar gekoppeld.

Voor veel organisaties die in de analoge tijd zijn opgestart, is het minder vanzelfsprekend om digitaal te werken. Voor hen is het niet te geloven dat hun papieren dossiers in zware archiefkasten nu op een memorycard ter grootte van een postzegel passen. Terwijl die postzegel waar we zojuist naar verwezen niet eens meer nodig is. Door online software kunnen documenten nu namelijk rechtsgeldig ondertekend en verzonden worden. Zelfs vanaf je smartphone als je wilt.

Waarom is digitalisering zo belangrijk?

Digitalisering: waarom is het zo belangrijk?

Digitaliseren binnen je bedrijf is eigenlijk geen keuze meer. Als bedrijf kan je niet anders. Simpelweg omdat het kostentechnisch niet meer mogelijk is om bepaalde processen handmatig of analoog uit te voeren. Door nieuwe technologieën en innovaties kunnen we informatie en bestaande processen op een betere en efficiëntere manier verwerken. Administratieve processen kunnen op zo'n manier geoptimaliseerd worden dat we een beter inzicht in en overzicht van bedrijfsresultaten en KPI's hebben.

Software is een belangrijke voorwaarde om de bedrijfsvoering op orde te hebben. Je wil werken met één geïntegreerde oplossing voor al jouw administratieve processen (van projectbeheer tot financieel en CRM). Het implementeren van een softwarepakket is nog vrij makkelijk te realiseren. Het wordt vaak moeilijker als meerdere pakketten en programma's samen moeten werken en geïntegreerd moeten worden. Dat vraagt tijd en geduld.

Wat is het verschil tussen privé en zakelijk digitaliseren?

Wat is het verschil tussen privé en zakelijk digitaliseren?

Een digitale verandering doorvoeren in je privéleven is eenvoudig. Je downloadt een app, past de instellingen aan en je bent klaar om je smart tv vanaf je smartphone te bedienen. Eigenlijk had je het niet nodig want je hebt namelijk gewoon al een afstandsbediening. Maar toch maakt het je leven makkelijker én leuker.

Als je het zwart-wit bekijkt, dan werkt het ook zo binnen je organisatie. Laten we het even over de urenregistratie hebben. Bij veel organisaties gebeurt die nog handmatig. Op het einde van de werkdag of werkweek worden de urenbriefjes ingeleverd. Daarna voert een administratief medewerker de uren in een Excellijst of een ander systeem in. Dat werkt goed, maar een digitaal systeem verlaagt de werkdruk, minimaliseert de kans op fouten en verhoogt het efficiënt werken. Met andere woorden: een digitaal systeem maakt je leven makkelijker. Net als die app die je in je privéleven zonder nadenken downloadt.

Wat is nu echt het verschil? Bij nieuwe software in een bedrijf draait het niet om jou als individu. In je eentje download je de software en ga je ermee aan de slag. Maar in een organisatie veranderen ineens alle processen waarmee mensen soms al jaren werken. Ze moeten dus helemaal anders gaan denken en werken. En daar houden mensen nu echt niet van. Ze houden van veilig, vertrouwd en makkelijk. Verandering is dus alles behalve dat.

Als je uiteindelijk besluit om je bestaande processen open te breken en te digitaliseren, dan ontstaat er weerstand. Aan de ene kant is er de algemene angst voor verandering. Aan de andere kant zullen er ook medewerkers zijn die zich aangevallen voelen of bang zijn dat hun werk wordt overgenomen door een computer. Dan heb je ook nog de medewerkers die bang zijn dat ze het niet begrijpen en dat ze de verandering niet aankunnen. Naast die groep mensen zijn er natuurlijk ook medewerkers die uitkijken naar de verandering. Ze verheugen zich op een verbetering van de bedrijfsprocessen en zijn blij met elke ontwikkeling in de vorm van software. Die laatste groep ga je goed gebruiken om succesvol te veranderen.

Hoe ga je om met weerstand tegen digitalisering en automatisering?

Weerstand tegen digitalisering en automatisering. Hoe ga je ermee om?

Hoe krijg je iedereen op dezelfde golflengte en hoe zorg je ervoor dat het digitaliseringstraject vlotjes verloopt? Hoe houd je de moed erin als er bij het integreren van meerdere pakketten en programma's vertraging ontstaat en de weerstand plots weer toeneemt?

Mike Myatt schreef een artikel over drie stappen die je kunt nemen om een verandertraject te starten én met succes te implementeren. De onderstaande stappen zijn dus gebaseerd op zijn theorie.

Stap 1: bepaal de noodzaak van verandering

Waarom moet er iets veranderen? Dat is het eerste wat je wil vaststellen. Daarbij ga je niet uit van aantrekkelijke software die iedereen heeft of van het veranderen om te veranderen, maar van je eigen organisatie. Het is belangrijk dat je kijkt naar de drie volgende dingen:

  • de huidige klanten (wat moet er veranderen om onze klanten nóg beter van dienst te zijn?)
  • de potentiële klanten (wat moet er veranderen om nieuwe klanten binnen te halen?)
  • de organisatiecultuur (wat moet er veranderen zodat we onze medewerkers beter in staat stellen om goed te presteren bij bestaande en potentiële klanten?)

Dat betekent uiteraard niet dat iedere verandering leidt tot betere service, meer nieuwe klanten en een nieuwe organisatiecultuur. Toch zorgt een goed georganiseerde verandering in de praktijk wel voor verbeteringen op meerdere vlakken en ook voor tevreden medewerkers.

Stap 2: geef leiding aan verandering

Elke verandering vraagt om goed leiderschap. Hoe bereid je jezelf nu goed voor op een verandering? Begin met eens goed om je heen te kijken in de organisatie en veel te praten met de leidinggevenden. Wie zijn je medewerkers en hoe kijken zij tegen verandering aan? Zo zijn er een paar stereotypen aan te wijzen.

We kunnen vier groepen onderscheiden. De eerste groep zijn de slachtoffers, zij zien elke verandering als een persoonlijke aanval. Dan heb je de tweede groep en dat zijn de toekijkers. Zij zijn niet voor of tegen verandering, maar ze ondergaan alles lijdzaam. De critici vormen de derde groep. Bij hen moet je opletten omdat ze niet allemaal uitgesproken zijn. Daar zitten namelijk mensen tussen die zeggen dat ze geen problemen hebben met een verandering (of ze zeggen zelfs helemaal niets), maar ze gaan er dan toch alles aan doen om de verandering te saboteren. De vierde groep zijn de voorstanders. Dat is de groep waarmee je kunt werken. Zij begrijpen het belang van verandering. Ze zijn enthousiast over je plannen én ze kunnen een positieve vibe in de organisatie verspreiden.

Stap 3: veranderingsmanagement

Het is uiteraard ook heel belangrijk dat je een duurzame verandering doorvoert. Je investeert toch geen hopen geld en tijd in een verandering waar je binnen een paar maanden niets meer van merkt.

Eerst en vooral zorg je ervoor dat je iedereen op dezelfde golflengte krijgt. Daar zet je de groep van de voorstanders voor in. Ook heel het managementteam helpt mee om alle medewerkers klaar te maken voor de verandering (of toch in ieder geval om hun verzet te neutraliseren).

Daarnaast is het ook belangrijk dat je managers genoeg verantwoordelijkheden krijgen om de gewenste resultaten te realiseren. Ze moeten uiteraard verantwoording afleggen voor hun werk en resultaten. Om die resultaten te behalen, geef je ze de juiste tools, talenten, middelen en bevoegdheden.

Na digitalisering komt automatisering

Wat komt er na digitalisering? Automatisering!

Is je organisatie gedigitaliseerd? Dan ben je nu klaar voor de volgende stap: automatisering. Het automatiseren van je bedrijf is de kers op de digitaliserings-taart.

Als je al je bedrijfsprocessen eens goed bestudeert, dan zie je dat je er daarvan veel automatisch kunt uitvoeren. Kies je bijvoorbeeld voor ERP-software, dan komen al je bedrijfsprocessen samen in 1 centraal systeem. Dat vergemakkelijkt de automatisering enorm.

Upgrade je bedrijf door automatisering

Ieder bedrijf is anders. Daarom is het dus belangrijk dat je zelf kiest welke processen je wilt automatiseren. Als je net begint met automatisering, dan kun je het beste beginnen met een eenvoudig proces. Op die manier kunnen medewerkers aan de automatisering wennen en maak je het jezelf niet te moeilijk. Als die eerste stap geaccepteerd is, dan kun je verder gaan uitbouwen. En geloof ons: als je ermee begint, dan wil je nooit meer terug naar het leven voor digitalisering en automatisering.

Automatisering met workflows

Je processen automatiseren, gaat het makkelijkst met workflows. Een workflow zorgt ervoor dat je proces altijd verloopt volgens een vaste structuur. Je richt workflows op zo'n manier in dat ze perfect bij jouw organisatie passen.

Dashboards maken automatisering nóg overzichtelijker

Met dashboards haal je nog meer uit je digitalisering en automatisering. Sterker nog: een digitale onderneming kan eigenlijk niet zonder dashboards. Ze maken je processen inzichtelijk en overzichtelijk. Een dashboard is een visuele weergave van je bedrijfsdata. En zo kun je je KPI's heel goed in de gaten houden.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van automatisering?

Er wordt vaak verondersteld dat automatisering alleen iets voor multinationals is. Maar niets is minder waar. Ook kleine ondernemingen plukken de vruchten van een geïntegreerde en geautomatiseerde administratie. Hieronder vind je de belangrijkste voordelen op een rijtje:

  • Veel tijdbesparing
  • Minder kans op fouten
  • Sneller doorvoeren van verbeteringen
  • Alle informatie centraal en digitaal terug te vinden
  • Rapporten in een vingerknip te maken
  • Efficiënter en sneller werken
  • Beter inzicht in bedrijfsprocessen
  • Software veilig linken met je bank en toegankelijk maken voor je boekhouder
  • Geen tijd verliezen met het beheer en onderhoud van je systeem

Aan de slag met digitalisering en automatisering?

Binnen je organisatie hangen veel bedrijfsprocessen met elkaar samen. Of het nu gaat om opvolging, administratie, projectadministratie of het uitbetalen van je medewerkers.

Om die processen zo efficiënt mogelijk in te richten, moet je ze eerst duidelijk en centraal vastleggen. Daarom kies je het beste voor 1 compleet systeem waar alle activiteiten in samenkomen. Op die manier hoeven medewerkers niet meer die steeds herhalende taken handmatig uit te voeren. Met een compleet ERP-systeem kunnen al je medewerkers zich weer op hun kerntaken richten.