10 ESS-taken die medewerkers zelf opnemen dankzij HR-software 

Medewerkers betrekken bij HR-processen, dat kan dankzij Employee Self Service (ESS). Dankzij HRM-software kunnen medewerkers zelf een heel aantal zaken zelf regelen die de HR-afdeling dan niet meer hoeft te doen. Voor de medewerkers is het geen moeite om persoonlijke zaken zelf in te sturen én de HR-medewerkers winnen daardoor heel wat tijd. Een ESS-tool levert elk bedrijf dan ook echt veel voordelen op.  




Win-winsituatie in de organisatie dankzij een ESS-tool in je HR-software

Wanneer je iets wil ingeven van jouw persoonlijke gegevens, moet je steeds passeren langs de HR-afdeling. Je moet tijd vrijmaken voor hier naartoe te gaan, terwijl je bepaalde zaken echt zelf kunt regelen en ook van op afstand. In tegenstelling tot de HR-afdeling is Employee Self Service 24/7 beschikbaar. Met de juiste software en functionaliteiten bespaart het jou en de HR-afdeling meer tijd en minder fouten in de administratie. Win-winsituatie! 



1. Adres wijzigen

Laat de medewerker zelf zijn adreswijziging doen. Dat bespaart de HR-afdeling of de leidinggevende niet alleen tijd, maar het voorkomt ook fouten. De kans op typfouten wordt veel kleiner als de medewerker dit zelf kan doorvoeren.  

Voorbeeld van adreswijziging door te voeren in de HR-software


2. Verlof aanvragen 

Bij veel organisaties is verlof aanvragen iets wat de medewerker, al een geluk, zelf kan. Anders is het toch een heuse taak voor de HR-afdeling om dit van honderden medewerkers bij te houden en in te voeren. Je kunt zelfs nog verder gaan als je in de HR-software de mogelijkheid hebt om verlofaanvragen automatisch te laten goedkeuren. Je moet als leidinggevende je medewerkers vertrouwen dat zij met hun dichte collega's hun verlofdagen afstemmen zodat er steeds voldoende medewerkers op de afdeling aanwezig zijn. Als organisatie kan je spelen met de verschillende mogelijkheden die de HR-software met zich meebrengt. Je moet als leidinggevende de medewerkers vertrouwen dat ze dit zelf kunnen opnemen.   

3. Bezetting controleren

Bij het insturen van verlofaanvragen zou het echt een meerwaarde zijn als de medewerker de bezetting van de afdeling kan bekijken. Indien er onvoldoende mensen op de afdeling zijn, kan de medewerker zijn verlofaanvraag aanpassen. Zo ben je als organisatie steeds goed voorbereid op afwezigheden. 

Voorbeeld van de bezettingsgraad te bekijken van een team in de organisatie met behulp van HRM-software.

 

4.Ziek melden (& beter!)

Wanneer je ziek bent en dit meteen kan doorgeven via een applicatie of intranet, zorg je ervoor dat de leidinggevende op tijd verwittigd is. Want hier krijgt die persoon ook een melding van. Zo heb je als medewerker en/of leidinggevende de keuze om ook op een andere manier contact met elkaar op te nemen in verband met het verzuim. Ook kan je een doktersattest toevoegen bij de ziektemelding. 

Wanneer je weer beter bent, kan je jezelf beter melden via de applicatie. 

5. Contactgegevens van collega's bekijken

Een voordeel van een intranet in jouw organisatie is dat je de contactgegevens van collega's kunt opzoeken. Zo kan je bijvoorbeeld de afwezigheid van een collega bekijken of het werkmailadres. Weet wel dat niet alle gegevens gedeeld kunnen worden vanwege de privacywetgeving of de keuzes die je als organisatie zelf maakt van wat er zichtbaar mag zijn. 

Gegevens van collega's bekijken dankzij e-hrm.


6. Organisatie beter leren kennen

Een eerste werkdag op een nieuwe job is steeds spannend. Je weet niet goed wat te verwachten. Je komt binnen op je kantoor en de meest nodige zaken zoals bijvoorbeeld je laptop, telefoon en/of toegangspas liggen al klaar. Maar je collega's leren kennen of het bedrijf en zijn processen, dat is een ander verhaal. Meestal wordt er hier iemand van je afdeling voor aangesteld, maar dit zijn ook zaken dat je mee in je softwaresysteem kan steken. Dat door een aantal taken klaar te zetten die de medewerker moet bekijken en opnemen om meer te weten te komen over het bedrijf waarin hij/zij werkzaam is. Zo kan die persoon een voorsteldocument plaatsen die alle medewerkers kunnen zien. 

7. Werkrooster zelf bepalen 

Indien je als medewerker je werkrooster wilt aanpassen, kan je dat zelf bepalen. Het is een taak die je als medewerker het beste zelf kunt opnemen want jij weet wat goed voor je is. Ook is je werkrooster meteen mee aangepast aan jouw loon. Dit kan je steeds op jouw loonstrook controleren. 

Medewerker die zelf zijn werkrooster kan samenstellen dankzij HRM-software.


8. Gesprekken vastleggen
Medewerkers zelf vooruitgangsgesprekken laten aanvragen met hun leidinggevende zorgt voor een hogere betrokkenheid in de organisatie. De afspraken die tijdens dat gesprek gemaakt zijn, leg je als medewerker zelf vast. Die kan je als medewerker ook steeds opnieuw bekijken in jouw medewerkersdossier. Dankzij deze selfservicetaak ben je ook als organisatie betrokken bij je medewerkers en ben je bezig met talentmanagement in het bedrijf. Hierbij horen ook competenties die je als medewerker kan behalen voor een functie in het bedrijf. Zo laat je niet enkel je bedrijf groeien, maar ook je medewerkers. Lees meer over competentiemanagement.

9. Declaraties ingeven

Als medewerker zelf je declaratie insturen, is nog zo een Employee Self Servicetaak. Aan de workflow van een declaratie kan je een signaal hangen dat je leidinggevende of HR-afdeling geïnformeerd worden bij jouw declaratie. Maar je kan ook beslissen dat declaraties onder een bepaald bedrag meteen worden goedgekeurd. Bij het ingeven van je declaratie kan je ook een betalingsbewijs toevoegen zodat je leidinggevende dit steeds kan bekijken. Deze selfservicetaak bespaart veel tijd en geld voor de HR-afdeling binnen de organisatie. 

10. Inschrijven voor cursussen 
Je als medewerker zelf inschrijven op interne of externe cursussen is mogelijk dankzij de selfservicetaken die in je software zitten. Het zorgt in je inwerkperiode als nieuwe medewerker ook dat je de eerste dagen meteen zelf actie kan ondernemen om meer bij te leren en dus ook om te groeien als medewerker. 


Uitleg voor wie e-hrm geschikt is.

Voor wie is een HR-pakket geschikt?

Een HR-pakket is geschikt voor iedere organisatie (in eender welke sector) die streeft naar een efficiëntere bedrijfsvoering. Van organisaties met 100 medewerkers tot corporates met duizenden medewerkers. Van zorginstellingen tot accountantskantoren, van transportbedrijven tot bouwbedrijven. Digitale bedrijven zijn klaar voor de toekomst!

Je gaat voor gestroomlijnde processen die zorgen voor tevredenheid bij medewerkers en klanten. En natuurlijk wil je ook dat de systemen naadloos samenwerken. Data moet voor iedereen én op ieder moment van de dag beschikbaar zijn. Zo kan jouw team doen waar het goed in is: het begeleiden van de medewerkers!

En dat bereik je allemaal met één HR-systeem.


ESS met AFAS Software

Hierboven staan maar een paar van de vele functionaliteiten die je dankzij Employee Self Service zelf kan regelen. Die processen zitten allemaal in de HR-software van AFAS. Wil je er meer over weten?