E-HRM software: alles wat je erover moet weten

De HRM-processen binnen je organisatie optimaliseren, dat gebeurt al jaren. Alleen de manier waarop is veranderd. Van papier en kaften is het overgegaan naar dure en niet gebruiksvriendelijke technologie. Ook dat kon niet blijven duren. Vandaag de dag is een vlotte, gebruiksvriendelijke HRM-software de redding voor elke HR-afdeling en HR-manager. Vroeger gebruikte men de technologie voor hoogstens de personeelsadministratie, maar nu is het zo veel meer dan dat. Daarom staan we stil bij de meerwaarde en voordelen van e-HRM.

Creëren jullie al de tijd en energie voor wat belangrijk is?

De HR-afdeling verliest heel wat tijd aan administratieve werkzaamheden zoals verlofregistraties en ziekmeldingen. Werk dat vervangen kan worden met HR-software. Daardoor kan de HR-medewerker en HR-manager de focus leggen op strategisch personeelsadvies: talentmanagement, competentiemanagement, personeelsplanning...

Wat is e-HRM?

e-HRM staat voor Electronic Human Resource Management of met andere woorden 'e-HRM helpt de organisatie om medewerkers optimaal in te zitten'. Met behulp van online HRM kan je als organisatie je medewerkers beter begeleiden door ze in te zetten naargelang hun competenties. Dankzij de e-hrm oplossing heb je hier steeds zicht op. Het matchen van talent, doorstroming en productiviteit wordt enkel bevorderd door een HR-tool in te zetten.

Technologie is een belangrijk aspect bij de overgang naar een strategische manier van werken met een e-HRM systeem in plaats van te blijven hangen in het administratieve luik. Het zorgt ervoor dat organisaties hun HR-beleid kunnen aanpassen op veranderingen die ze intern waarnemen met HR analytics. En dat dankzij de komst van HR-software.

HR-afdeling gaat strategisch te werk dankzij e-HRM 

E-HRM stond jaren bekend als het automatiseren van administratieve personeelsprocessen. Vandaag de dag gaat het veel verder dan dat. Het personeelsdossier blijft niet bij de afdeling personeelszaken liggen. Ook de medewerker zelf en zijn rechtstreekse leidinggevende hebben mee inzicht in belangrijke informatie over de medewerker. Denk aan persoonlijke ontwikkeling, personeelskosten...

De medewerkers hebben uiteraard ook toegang tot het portaal waarin ze buiten het bekijken van hun persoonlijke informatie, ook persoonlijke zaken kunnen toevoegen. Ze kunnen zelf verlof aanvragen of zich ziek melden. Hierdoor kan je als bedrijf naar een cultuur gaan met personeel dat meer betrokken is. En op die manier wordt er met HRM-software meer tijd gecreëerd voor Human Resource Management.

Met de komst van e-HRM liggen bepaalde zaken bij de medewerker. Dat noemen we Employee Self Service of ESS. Dat zorgt ervoor dat de HR-afdeling minder tijd spendeert aan operationele taken die wel wat administratief werk vragen. Nu die taken bij de medewerkers zelf liggen, bespaart dat een hoop werk en heb je minder kans op fouten. De tijd die ze hiermee winnen, kunnen ze inzetten op strategische HR-vraagstukken en Human Resource Management in de organisatie.

Bekijk hier welke taken medewerkers kunnen opnemen.

Om als HR-team nog beter samen te werken, zoek je naar gemeenschappelijke doelen en belangen. Dat geldt niet enkel voor het HR-team, maar voor de hele organisatie. Je moet weten hoe je met elkaar en met al die verschillende karakters omgaat. Meredith Belbin onderscheidt 9 teamrollen die je kan gebruiken om teamleden beter te begrijpen. Ontdek in dit gratis te downloaden e-book welke teamrol jij vervult.

HRM-systeem in de cloud?

Online werken kent heel veel voordelen voor de gebruiker van e-HRM. Je betaalt een vast bedrag per maand om een HRM-systeem te gebruiken. Investeringen in hardware en on-premise software zijn verleden tijd vanaf dat je werkt met online HRM. Ook worden er automatische updates gerealiseerd en heb je dagelijks back-ups. e-HRM staat voor werken in de cloud, waardoor je altijd meteen bij bent op gebied van software, wetgeving en regelgeving. Het HRM-systeem gebruik je volledig via internet of via een applicatie (en dus niet on-premise) dat een standaardonderdeel is van e-hrm.

Meer bijleren over online werken? Bekijk het hier.

Wat zijn de voordelen van e-HRM?

  • Meer efficiëntie én meer grip op je organisatie: 
    Door de medewerkers en managers bepaalde taken te laten overnemen, zorg je voor meer efficiëntie op de HR-afdeling. Het zijn taken waarvan de managers en/of medewerkers zelf beter op de hoogte zijn dan de HR-medewerker. Daarom moeten bepaalde operationele taken niet meer via een HR-medewerker verlopen. Deze efficiëntere manier van werken zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie meer controle heeft op de data van alle medewerkers die binnenkomen. Op deze manier zet je in op Manager Self Service & Employee Self Service.
  • Minder tijd spenderen aan administratieve werkzaamheden:
    Dankzij de komst van goede HRM software zegt de HR-afdeling vaarwel tegen administratieve taken. HR-medewerkers kunnen zich meer focussen op bijvoorbeeld talentmanagement binnen de organisatie. En dus zo de medewerkers inzetten op basis van hun competenties. Aan de hand van HR-analytics kan je eenvoudig de impact van het menselijk gedrag op je bedrijfsresultaten meetbaar maken.
  • Hogere betrokkenheid van het personeel in de organisatie:
    Een medewerker kan dankzij HR-software bijvoorbeeld gesprekken aanvragen bij de leidinggevende. Tijdens zo'n gesprek kan er gesproken worden over de doelen en de interne mobiliteit van de medewerker. Dat kan allemaal vastgelegd worden in de software en later opnieuw opgepakt worden door de medewerker en/of leidinggevende. Ook door de medewerker zelf verlof te laten inplannen, zal die zicht hebben op de bezettingsgraad in de organisatie. Zo kan men eventueel nog bepaalde zaken bijsturen.

Wat zijn de nadelen van een HRM-oplossing?

  • Minder persoonlijk contact met de medewerkers:
    Doordat de medewerkers zelf informatie kunnen ingeven, zullen ze minder snel contact opnemen met de HR-afdeling. De HR-afdeling is enkel aanwezig tijdens de werkuren. Maar als HRM-software een applicatie ter beschikking stelt die ook gekoppeld is aan je software, dan zorgt dit ervoor dat een medewerker 24/7 persoonlijke zaken kan toevoegen. Hiervoor hoeven ze niet langs te gaan bij de HR-afdeling en kan dit zelfs van thuis uit.
    Bekijk hier welke HR-taken je kan behandelen in een HR-applicatie.
  • Succesverhaal staat of valt bij de inzet van de volledige organisatie: 
    Om een goed gestroomlijnd proces te hebben, moet de volledige organisatie zich achter digitalisering zetten. Alleen zo kan het tot een succesverhaal komen. Vergeet zeker ook niet dat sommige medewerkers het moeilijk kunnen hebben met deze verandering. Voor e-HRM gaan zal een grote impact op sommigen hebben. Wanneer je als organisatie al een tijd volgens een bepaalde manier werkt en dit moet aanpassen, moeten de mensen hun gewoontes en operationele taken ook aanpassen. Daar kunnen medewerkers niet van houden. Daarbovenop zal er nog een angst naar boven komen: de angst om hun job te verliezen door software. Negeer deze angsten niet. Ga dus zeker in gesprek met je medewerkers en laat hen meegaan in het verhaal van digitalisering. Licht ook goed toe wat e-HRM biedt en wat de voordelen van e-HRM zijn.
  • Vraag jezelf af of deze nadelen ook écht nadelen zijn als je jouw organisatie verder wilt helpen.

Welke HR-processen komen voor in HRM-software?

Een totaaloplossing aanbieden om jouw HR-processen te automatiseren, vraagt om verschillende modules in de software. Elke module ondersteunt een specifieke HR-taak of HR-proces. Als HR-manager kies je zelf hoe ver je wilt gaan in de digitalisering van de HR-processen.  

Hieronder zie je de meest voorkomende onderdelen in e-HRM:

Wat zijn de redenen om te kiezen voor e-HRM?

Dankzij de komst van e-HRM zijn alle medewerkers en managers mee betrokken bij de medewerkersprocessen. Iedereen, geen verschil in functie, kan zelf belangrijke en persoonlijke zaken aanpassen of raadplegen. Dat is het principe van Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS). Alle aanpassingen worden meteen door de HR-tool verwerkt. Daardoor hoef je niet in verschillende Excels zelf aanpassingen door te voeren. En zo verkleint de kans op foute invoer.

Maar wat zijn nog extra redenen om voor e-HRM te gaan?  

HRM-software bespaart je tijd

De meest voor de hand liggende reden, zeker het vermelden waard. Hoe komt het dat je tijd kunt besparen? Doordat je de medewerkers mee betrekt bij de HR-processen, en dus ook bij de HR-administratie. Zo heeft de HR-afdeling meer tijd om stil te staan bij operationele zaken die spelen bij de medewerkers.

E-HRM zorgt voor een professionalisering op vlak van Human Resources

  • Met e-HRM stap je weg van een afdeling die voorheen veel administratief werk moest verzetten naar een strategisch, controlerend team. Je zet dus meer in op strategisch Human Resource Management. Met behulp van HR analytics en realtime dashboards heeft men steeds inzicht op belangrijke informatie over de medewerkers zoals bijvoorbeeld het gemiddeld aantal verzuimdagen. Betrek hier dan ook de leidinggevende of het managementteam bij en je zorgt voor professionalisering op vlak van HR.
  • Een goede HRM-tool maakt je als bedrijf aantrekkelijker voor arbeidsmarkt:
    Generatie Z, de nieuwe generatie die klaar is om de arbeidsmarkt te betreden, is opgegroeid met een wereld die heel digitaal werkt. Jonge medewerkers willen niet op een oude manier te werk gaan. Zij begrijpen dat digitalisering de toekomst is. Als je als organisatie inspeelt op de generatie die eraan komt in het bedrijf, heb je meer kans dat die jonge medewerkers bij jou solliciteren. Zij zijn op zoek naar moderne werkgevers. Ook transparantie vinden zij een grote troef als dit is terug te vinden in de organisatie.
  • Openheid in de organisatie dankzij e-HRM:
    Zoals hierboven vermeld is het voor de nieuwe generatie medewerkers een troef om als bedrijf voor transparantie te gaan. Daar kan voor gezorgd worden dankzij e-HRM. Het is voor alle medewerkers gewenst dat de organisatie transparant is. Informatie van medewerkers alleen bij de afdelingen houden, is niet meer van deze tijd. e-HRM biedt de mogelijkheid om informatie voor iedereen zichtbaar te maken. Dat zorgt voor een gevoel van openheid. Met behulp van dashboards die beschikbaar zijn in de software, kan je resultaten van andere afdelingen openbaar maken. Met HR analytics kan je eenvoudig de impact van het menselijk gedrag op je bedrijfsresultaten meetbaar en zichtbaar maken. Je kiest als organisatie zelf hoe ver je wilt gaan in het delen van medewerkersinformatie.

HR-doelen opstellen 

Als HR-manager sta je in voor het opstellen van strategische HR-doelen. Die wil je omzetten naar concrete taken in je e-hrm tool, hoe begin je daar dan aan? Die doelen kunnen behaald worden met de ondersteuning van e-hrm software. Elke afdeling moet zich de volgende vragen stellen: "kan ik met behulp van de software voor een beter inzicht zorgen tussen de medewerkers over de organisatie? Kunnen we dezelfde kwaliteit leveren als we minder mensen zouden inzetten? Kunnen we medewerkers zelf op een gebruiksvriendelijke manier informatie laten insturen voor in hun medewerkersdossier?" Maar hiervoor moet je toch een goed HRM-systeem kiezen zodat al jouw vragen beantwoord worden met behulp van e-hrm.  

Voor wie kan e-HRM een oplossing bieden?

Uit een onderzoek 'HR-Trends 2019-2020' afgenomen in Nederland door Berenschot, Performa en AFAS Software is gebleken dat de HR-afdeling minder operationeel is en meer een adviserende rol heeft gekregen. Daardoor zijn er minder medewerkers nodig. Door die verschuiving in HR-functie bespaart de organisatie tijd en geld. Een goede technische e-HRM tool kan de afdeling personeelszaken helpen met het uitvoeren van hun job. HRM-software kan voor veel afdelingen in eender welke organisatie voordelen bieden.

1. Medewerkers aan de slag met e-HRM

Al je medewerkers aan de slag laten gaan met HRM software zorgt ervoor dat veel processen versnellen. Dat zorgt ervoor dat de HR-afdeling en de HR-manager minder administratieve taken moeten verzetten. Medewerkers kunnen heel wat HR-taken op zich nemen, dat noemen we selfservicetaken. Wanneer zij een taak op zich nemen zoals bijvoorbeeld verlofaanvragen insturen, kunnen de betrokkenen dit meteen zien. Ook kunnen de medewerkers zelf hun persoonlijke informatie invullen waardoor de HR-afdeling dit niet aan de medewerker moet vragen. Waardoor er minder kans is dat er fouten worden gemaakt in de overdracht. Dankzij de digitalisering op de HR-afdeling is ESS, Employee Self Service, 24u per dag, 7 dagen in de week voor iedereen beschikbaar. Dit via computer of telefoon. Medewerkers kunnen hun HR-informatie raadplegen of aanpassen wanneer het hen uitkomt.

2. E-HRM voor de managers

Medewerkers hebben steeds een eerste aanspreekpunt, hun leidinggevende. Die leidinggevenden moeten mee instaan voor het HR-beleid van hun afdeling. Met behulp van goede HRM-software kunnen zij op een eenvoudige en snelle manier meer informatie terugvinden. Bijvoorbeeld over de opgenomen verlofdagen en verzuimcijfer.

Managers kunnen de HR-afdeling nog extra bijstaan in bepaalde HR-taken. Denk bijvoorbeeld aan het goedkeuren van verlof of een beoordelingsgesprek met doelen vastleggen. Zo heeft de manager steeds goed inzicht over zijn team en kan die indien nodig nog bijsturen. Doordat de HR-processen geautomatiseerd zijn en de HR-taken bij de juiste personen liggen, is er voor de HR-afdeling meer ruimte voor bedrijfsvisie, advies en het personeelsbeleid (of Human Resource Management).

3. Sollicitanten betrekken met een e-HRM tool

Het werving & selectieproces kan mee geïntegreerd worden in een e-HRM systeem. We noemen dit Sollicitant Self Service. Je kan via de HRM software een vacature aanmaken en die online plaatsen op een sollicitantenportal. Sollicitanten kunnen daar hun CV en andere noodzakelijke informatie uploaden. Ook zijn ze steeds op de hoogte van de status van het aanwervingsproces. Met behulp van automatische berichtsjablonen krijgen de sollicitanten meteen een e-mail met meer informatie over het bedrijf en de sollicitatieprocedure.

Het doel hiervan is om de HR-medewerkers zoveel mogelijk te ontlasten van administratieve werkzaamheden. Want wanneer de sollicitant in dienst wordt gemeld, staan de meest noodzakelijke gegevens alvast in jouw e-HRM, ingevuld door de sollicitant zelf.

4. De hele organisatie laten werken met e-HRM

Door gebruik te maken van een e-hrm systeem kan je ook noodzakelijke documenten in de software vastleggen, met andere woorden documentmanagement. Alle noodzakelijke informatie vind je meteen terug. De volledige organisatie heeft baat aan e-hrm om met elkaar verbonden te zijn. Met interactieve dashboards heb je het overzicht over de organisatie en het personeel.

 

Waar moet je op letten bij het kiezen van e-HRM?

Eerst en vooral: ga de vergelijking aan met verschillende e-hrm systemen. Bekijk hoe ver de functionaliteiten gaan. Is er een applicatie die mee geïntegreerd is met de HRM-software? Beoordeel de gebruiksvriendelijkheid. Je kan als organisatie aan de eventuele leverancier een belangrijke vraag stellen: "kan jij mij nu laten zien hoe de medewerkers hier mee aan de slag kunnen gaan?" Een presentatie met slides ziet er mooi uit, maar geeft je geen duidelijk beeld over de HR-functionaliteiten.

E-HRM software implementeren: hoe ga je het best te werk?

Heb je de juiste softwareleverancier gevonden die op al jouw HR-vragen een antwoord kan geven? Laat de volgende stap dan maar komen: e-HRM implementeren! Dit is iets wat HR-managers niet vaak doen. Er wordt dan ook vaak tegenop gekeken. Hier een aantal tips die je kunnen bijstaan tijdens de implementatie van de software:

  • Sta open voor nieuwe bedrijfsprocessen in de organisatie
    Bij het oude blijven is altijd de veiligste optie. Maar wanneer er een nieuwe e-HRM tool in de organisatie komt, vraagt dat een aanpassing van de oude werkwijze. Het is zeker mogelijk om de software te laten aansluiten op de bestaande HR-processen, maar was dat de meest effectieve manier van werken? Je hebt bij het implementeren van een nieuwe tool steeds de kans om jouw huidige manier van werken te evalueren. Met de nieuwe HRM software is er de mogelijkheid om bepaalde HR-processen en operationele taken aan te passen en/of te verbeteren. Hier kan jouw nieuwe softwareleverancier je bij helpen. Breng jouw kennis van de organisatie en interne HR-processen samen met de expertise van de leverancier en je kunt komen tot een efficiënte manier van werken. Zo kan jouw organisatie optimaal gebruik maken van het e-HRM systeem.
  • Zet een interne projectgroep op
    Hiervoor moet je als organisatie eerst enkele vragen overlopen: "Welke afdelingen gaan allemaal gebruikmaken van e-HRM? Welke afdelingen willen we dan betrekken bij de implementatie van de software? Hoe groot moet de rol van die persoon zijn tijdens het implementeren?". Een nieuwe HR-software is niet enkel voor de afdeling personeelszaken een speeltje. Het biedt voor de hele organisatie veel kansen.
  • Maak een tijdsplanning op
    Wanneer je de interne projectgroep hebt opgezet, is het maken van een tijdsschema een logische volgende stap. Jullie weten als belanghebbenden het best welke informatie je in de e-HRM tool wilt hebben en hoe de HR-processen (moeten) lopen. Maak dan een planning op met data wanneer je bepaalde zaken van de implementatie live wilt hebben in de organisatie.
  • Communiceer met alle medewerkers
    Communicatie naar al je medewerkers toe in verband met HR-software is echt nodig. Het is een verandering die de hele organisatie zal voelen. Het is van belang dat je personeel weet hoe de HR-software precies zal werken. Zij zullen hier ook mee aan de slag gaan, dus zij moeten ook weten wat er van hen verwacht wordt. Hierdoor neem je angst en wantrouwen weg. Zo zet je als organisatie de eerste stap richting openheid en vertrouwen naar je personeel. Iets wat je blijft doorzetten dankzij e-HRM.

Na de implementatie is het tijd voor optimalisatie 

De implementatie van HRM-software is rond. Velen denken dat het verhaal hier stopt en dat iedereen tevreden aan de slag kan gaan met e-HRM. Maar niets is minder waar. Wanneer de implementatie achter de rug is, kan de HR-afdeling zich focussen op de optimalisatiekansen binnen de medewerkersprocessen. Men kan hiervoor ook aan de medewerkers feedback vragen over de huidige manier van werken. Tijdens de optimalisatiefase ga je als organisatie pas de tijd- en geldbesparing bereiken. Zie dit belangrijk onderdeel zeker niet over het hoofd wanneer de implementatie van de HRM-software rond is. Zie het als een volgend vinkje op de takenlijst bij het aanschaffen van e-HRM.

Als bedrijf kan je zelf invullen hoe en wanneer je aan de slag gaat met de optimalisatie van je software. Wil je dit meteen na de implementatie al opnemen of wacht je nog even zodat iedereen op zijn tempo aan de slag is gegaan met de HR-tool? Wat je ook beslist is goed! Zolang je als HR-manager of HR-afdeling optimaliseren serieus neemt en er ook steeds aan blijft werken. Zo zorg je als HR-afdeling samen met al het personeel ervoor om het bedrijf naar een hoger niveau te tillen. 

Benieuwd naar de e-HRM oplossing van AFAS?

Vroeger waren de medewerkersprocessen administratieve taken voor de HR-afdeling in een organisatie. Wil je vooruit met je bedrijf? Dan is digitalisatie de volgende logische stap. Met software ga je voor een gestroomlijnd proces dat zorgt voor tevreden medewerkers. Zo kan het HR-team doen waar het goed in is: begeleiden van de medewerkers. Om dit tot stand te laten komen, is een e-hrm tool onmisbaar. Daarvoor heeft AFAS een complete HRM-tool ontwikkeld waarin alle medewerkersprocessen samenkomen. 

Meer lezen? 

De HR-afdeling van administratie naar strategische HRM brengen

Meerdere onderzoeken hebben aangetoond dat bedrijven die inzetten op strategisch HRM succesvoller zijn. Maar toch zien we dat de HR-afdeling enorm veel tijd spendeert aan administratief werk en dat ze nauwelijks bezig zijn met de strategie. Tips nodig om de overstap naar online hrm door te voeren in de organisatie?

 

Zeg vaarwel tegen HR-taken die je als HR-manager niet meer zelf hoeft te doen

De HR-afdeling verliest vaak veel tijd aan alle administratieve taken die bij de medewerkers horen. HR-software helpt je om te focussen op wat echt belangrijk is: de ontwikkeling en coaching van de medewerkers!