CRM: je bedrijfsvoering volledig klaar voor de toekomst

CRM of Customer Relationship Management. De basis van CRM is de klant die centraal staat en een goed beheer van al je relaties. De definitie van CRM in 1 woord? Relatiebeheer, maar dan 2.0.




Een CRM-systeem. Wat is dat nu eigenlijk?

Met een CRM-systeem beheer en organiseer je alle relaties van je organisatie. Het gaat hier over de relatie met je klanten, maar ook die met je leveranciers, prospecten en zelfs je collega's.

In CRM-software staat alle data overzichtelijk bij elkaar. Zo heb je een duidelijk beeld van iedere relatie binnen je bedrijf. CRM-software heeft ook nog een andere functie. Het stroomlijnt en automatiseert processen die iets te maken hebben met je relatiebeheer. Denk daarbij aan bijvoorbeeld dossiervorming, het vastleggen van contacten of het ophalen van openbare gegevens (bijvoorbeeld een btw-nummer). Ook maakt het sales- en marketingactiviteiten zichtbaar.


Wat zijn de voordelen van CRM-software?

Wat zijn de voordelen van CRM-software?

Een goed CRM-systeem heeft verschillende voordelen. Hieronder geven we drie voorbeelden:

  • Duidelijk beeld van al je relaties.
  • Orde in je relaties met dossiers.
  • Inzicht in sales en forecasting.

Je relaties goed en duidelijk in kaart brengen, is een heel groot voordeel van een CRM-systeem. Door CRM-software te gebruiken, zet je al je relaties centraal. Iedere afdeling heeft altijd zicht op alle informatie. Je moet dus nooit meer zoeken naar een visitekaartje dat je ergens hebt gekregen van iemand.

Je hebt een duidelijk beeld van al je relaties doordat je dossiers opbouwt voor klanten en andere relaties. Alle informatie staat in die dossiers. Dan gaat het over bijvoorbeeld bezoeken, correspondentie, offertes, facturen... Je kunt activiteiten rondom een relatie altijd én overal raadplegen en aanvullen.

CRM geeft inzicht in ieder proces dat iets te maken heeft met een bepaalde relatie. Dus ook in sales en forecasting. Door informatie en verwachtingen van potentiële klanten vast te leggen, kan je sturen op je targets. Je krijgt bovendien ook een beeld van zaken die normaal moeilijk te meten zijn, zoals eventuele toekomstige verkopen en marketingactiviteiten.



Een CRM-systeem als basis voor al mijn bedrijfsprocessen

Dient een CRM-systeem als basis voor al mijn bedrijfsprocessen?

Een goed CRM-systeem kan je heel wat werk besparen, zeker als het geïntegreerd is in ERP-software. Relatiebeheer wordt de basis van al je processen. En dat is eigenlijk helemaal niet zo gek! Uiteindelijk draait alles in je organisatie rond de relatie met je relaties: klanten, prospecten, leveranciers en collega's.

Door relatiebeheer als de basis van je bedrijfsprocessen te zien, zet je je contacten centraal (dat merken ze echt!). Daardoor kunnen klanten geneigd zijn om eerder te kiezen voor jouw producten en diensten.

Je moet alles trouwens maar één keer vastleggen want alle informatie wordt centraal opgeslagen. Zo heeft iedereen altijd toegang tot de nieuwste data. Als je een geïntegreerd CRM-systeem gebruikt, dan weet je dat iedere beslissing is gebaseerd op de meest up-to-date informatie.

De koppeling met andere afdelingen zorgt ervoor dat je processen probleemloos van afdeling naar afdeling lopen. Van bijvoorbeeld de boekhouding naar HR en van logistiek naar de klantenservice. Met een CRM-systeem stromen informatie en processen zonder problemen door je bedrijf.


Waarom vormt relatiebeheer de basis voor andere bedrijfsprocessen?

  • Goed onderhoud van relaties.
  • Centrale én eenmalige vastlegging.
  • Eenvoudige koppeling met andere afdelingen.



Gaat een CRM-systeem en privacy samen?

En wat met privacy?

Het is voor bedrijven heel belangrijk dat ze persoonsgegevens van hun klanten en medewerkers beschermen. Toch is er een veelvoorkomende valkuil die het privacybeleid van verschillende bedrijven ondermijnt. Die valkuil noemen wij de wildgroei aan databanken.

Met wildgroei bedoelen we dat organisaties vaak verschillende softwaresystemen gebruiken. Al die systemen verzamelen, verwerken én bewaren persoonsgegevens van je medewerkers of klanten. Dat zijn dus veel toegangspoorten tot data die je moet beveiligen tegen ongewenste bezoekers. Een nog grotere uitdaging is dan om je databanken up-to-date te houden. Wanneer bijvoorbeeld een van je medewerkers je bedrijf verlaat, dan moet je ook zijn of haar gegevens verwijderen uit de systemen. Maar dat kost je natuurlijk veel tijd die je beter aan je kerntaken besteedt. En bovendien is een foutje snel gemaakt. Als je dan uiteindelijk vergeet om een databank aan te passen, dan overtreed je de GDPR-regels en zijn je data niet meer correct.

Wat dus zeker helpt om dit te voorkomen, is om 1 databank te gebruiken waarin alles wordt verwerkt. Je past je gegevens aan op 1 plek en klaar! Geïntegreerde software is dus de beste keuze voor een efficiënt privacybeleid. Geen losse systemen meer die niet aan elkaar zijn gekoppeld. Voor veel organisaties is dat een grote stap, maar toch zijn de voordelen enorm. Je bespaart namelijk veel tijd en je maakt minder fouten. En dat betekent ook minder risico op imagoschade.


Best of breed of een softwarepakket met CRM?

Best of breed of een softwarepakket met CRM?

Als je CRM-software implementeert, dan moet je op een aantal zaken letten. Het belangrijkste: kies je voor best of breed of voor een softwarepakket waar CRM bij in zit?

Best of breed is op zichzelf fantastisch, maar niet bedrijfsbreed. Bij best of breed krijg je een tool die puur is gericht op het beste CRM-systeem. Op zichzelf is dat een fantastische oplossing, maar het is wel lastig om verschillende tools te koppelen. Als je voor iedere afdeling of voor ieder proces een andere oplossing hebt, dan krijg je te maken met dure en omslachtige koppelingen. De tools leveren op hun eigen eiland goed werk, maar een bedrijfsbrede oplossing hoef je niet te verwachten. Een veelvoorkomend gevolg is dan dubbele invoer en hogere kosten voor de organisatie.

Een tweede optie is CRM als onderdeel van een ERP-systeem. Je bent dan wel meer tijd kwijt aan integratie, maar er is sprake van een perfecte integratie! Alle onderdelen sluiten naadloos op elkaar aan als je kiest voor één softwarepakket. Daarnaast moeten medewerkers maar aan een pakket wennen. Dat is beter dan aan verschillende tools. Een nadeel zou kunnen zijn dat het wel wat werk kost om alles te implementeren. Die tijd moet je dus wel hebben. Maar als het pakket er staat, dan ben je wel gewoon helemaal klaar. En is er toch iets heel specifieks wat niet kan? Dan kan je nog steeds gaan voor een koppeling.

Bij een klein bedrijf (tot ongeveer 15 medewerkers) is het nog mogelijk om te kiezen voor allemaal losse pakketten. Maar voor de grotere bedrijven is die werkwijze praktisch onmogelijk. Dan is werken met 1 softwarepakket veel toekomstgerichter en uiteindelijk ook goedkoper.


Benieuwd naar een geïntegreerd CRM met AFAS Software?

CRM is het fundament voor bijna al de processen in je organisatie. Alle contactmomenten met je relaties leg je eenvoudig vast. Dat doe je digitaal en zoveel mogelijk automatisch.