Zeg vaarwel tegen 10 HR-taken die je vanaf nu niet meer zelf hoeft te doen dankzij HR-software

De HR-afdeling verliest vaak veel tijd aan alle administratieve taken die bij de medewerkers horen. HR-software helpt je om te focussen op wat echt belangrijk is: de ontwikkeling en coaching van medewerkers! 




33% van de tijd spenderen HR-medewerkers aan administratie 

Harde cijfers als je kijkt naar hoeveel tijd HR-afdelingen spenderen aan administratieve taken, zo blijk uit een onderzoek van Berenschot. Best triestig want een HR-systeem kan zo veel taken automatiseren en zo taken uit handen nemen van de HR-medewerkers. Die taken sommen we voor jou op.



1. Onboarden van medewerkers via HR-software 

Een nieuwe medewerker aannemen, zorgt voor heel wat papierwerk. Papierwerk dat je kan uitsparen want een aanwervingsproces kan je automatiseren. Laat de sollicitant van bij de start zijn persoonlijke gegevens zelf invoeren via een sollicitantenportaal. Zodra je die persoon in dienst meldt, staat het contract alvast klaar en moet hij die enkel nog digitaal ondertekenen. Zowel de HR-afdeling als de IT-afdeling wordt automatisch ingelicht om bijvoorbeeld al de hardware te voorzien. Voor iedere medewerker van de betrokken afdeling levert dit heel wat tijdsbesparing op.

2. CV's selecteren en doorsturen

CV's komen vaak nog bij de HR-afdeling terecht. Dat terwijl een manager van zijn afdeling op een CV beter kan afgaan wie er geschikt is voor de plaats die vrij komt in zijn team. Dankzij een HR-systeem kan de betreffende manager zelf bekijken wie er interesse in de vacature toont. De manager kan dan de sollicitant uitnodigen of afwijzen via de HR-software.  

3. Persoonlijke gegevens van medewerkers bijwerken

Self-service in HR-software is een echt cadeau voor HR-medewerkers. Want persoonlijke gegevens zoals een adreswijzigingen of bankrekeningnummer aanpassen kan de medewerker nu zelf doen. Want dat doe je toch beter zelf in plaats van het door te geven aan de HR-afdeling. Dat voorkomt fouten en scheelt ook weer administratief werk voor de HR-medewerkers. 

4.Verlofaanvragen in een vingerknop registreren dankzij HR-systeem

Het ingeven van verlof en verlofdagen is een hele klus voor de HR-afdeling. Laat dat door een HR-systeem berekenen en zorg ervoor dat de medewerker zelf zijn verlof kan aanvragen en het aantal verlofdagen kan controleren. Wat het nog gemakkelijker voor de werknemer: werk met een applicatie. Dit is iets wat echt altijd een vast onderdeel moet zijn van het HR-systeem. Dit maakt het voor de medewerkers nog toegankelijker om met HR-software aan de slag te gaan.

Benieuwd naar de applicatie die de HR-afdeling nog meer automatiseert? Lees het hier

5. Verzuim registreren en controleren

Zorg ervoor dat het HR-systeem het toelaat dat de medewerker zelf zijn ziekte kan registreren. Wanneer een medewerker langdurig afwezig is, moeten de HR-medewerkers en managers hiervan op de hoogte zijn zodat die verdere stappen kunnen zetten in verband met eventuele begeleiding. 

Als de medewerker genezen is, moet die dat ook zelf kunnen ingeven. Ook hier is met een applicatie werken een must.

Weten welke taken je ook kan uitbesteden aan de medewerkers dankzij je HR-software? Bekijk het hier

6. Loonbrief verstrekken

Het bezorgen van een digitale loonbrief, die ook nog eens automatisch wordt verstuurd wanneer het loon is uitbetaald, bespaart je al HR-afdeling tijd, papier én verzendingskosten. 

7. Declaraties verwerken

Laat medewerkers hun onkosten zelf invoeren en liefst weer met behulp van een online tool zoals een applicatie. Dat kan ter goedkeuring bij de leidinggevende gelegd worden zodat het met een simpele druk op de knop wordt doorgestuurd aan het sociaal secretariaat en zo aan je loon en loonbrief wordt toegevoegd. 

8. Functionerings- en beoordelingsgesprekken vastleggen en opvolgen met behulp van HR-software

Functionerings- en beoordelingsgesprekken door managers laten inplannen en vastleggen, vraagt soms tijd. Tijd dat een HR-systeem kan inperken. Een signaal dat vanuit de HR-software wordt uitgestuurd om het gesprek in te plannen, te voeren en vast te leggen, helpt de leidinggevenden. Ook het bekijken van eerdere gesprekken en een nieuwe beoordeling vastleggen, is mogelijk met een HR-softwaresysteem. 

9. Rapportages maken 

Het bezorgen van de juiste cijfers aan de managers kan behoorlijk wat tijd kosten: alle gegevens uit verschillende systemen of papieren halen. Het is een heuse job.. Een rapportagetool in je HR-systeem hebben, is enorm tijdsbesparend. Cijfers bezorgen, vraagt nu enkel nog een druk op de knop om de data grafisch weer te geven. 

10. Loon uitbetalen

Dankzij een gecertificeerde koppeling tussen je HR-systeem met sociale secretariaten, kan het loon steeds gemakkelijk uitbetaald worden aan de medewerkers. 


Voor wie is een HR-pakket geschikt?

Een HR-pakket is geschikt voor iedere organisatie (in eender welke sector) die streeft naar een efficiëntere bedrijfsvoering. Van organisaties met 100 medewerkers tot corporates met duizenden medewerkers. Van zorginstellingen tot accountantskantoren, van transportbedrijven tot bouwbedrijven. Digitale bedrijven zijn klaar voor de toekomst!

Je gaat voor gestroomlijnde processen die zorgen voor tevredenheid bij medewerkers en klanten. En natuurlijk wil je ook dat de systemen naadloos samenwerken. Data moet voor iedereen én op ieder moment van de dag beschikbaar zijn. Zo kan jouw team doen waar het goed in is: het begeleiden van de medewerkers!

En dat bereik je allemaal met één HR-systeem.


Benieuwd naar de HR-software van AFAS?

Veel medewerkersprocessen vragen voor heel wat administratie. Van het aanwerven van nieuwe medewerkers tot het uitbetalen van hen. AFAS heeft één complete HR-oplossing ontwikkeld waarin al die processen plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat daarvan? Jij verliest geen tijd meer aan papierwerk of verschillende Excels, je werkt efficiënt én je kan je zorgeloos richten op je kerntaken.