Codivex zocht ERP-software die écht werkt

Codivex uit Wechelderzande is een dynamische kmo met een heldere toekomstvisie. Het bedrijf is gespecialiseerd in coding, vision, feeding & handling en track & trace-systemen. Ze installeren en integreren die systemen in bestaande, nieuwe, of zelf ontworpen machines en transportsystemen. Om de groei op te vangen, zocht Codivex een sterk ERP-pakket. De keuze viel eerst op een concurrent van AFAS, maar dat veranderde snel. Projectleider Lennert Geyselings vertelt je er alles over.

Lennert: “We hadden dringend een ERP-pakket nodig om onze administratie weer vlot te trekken en zoveel mogelijk te automatiseren. Ook het beheer van onze stock en van de bijbehorende serienummers werd stilaan een uitdaging. Daarnaast zochten we een systeem waarmee we gemakkelijk alle essentiële projectgegevens kunnen raadplegen en delen tussen collega’s. Bij afwezigheid van een medewerker, moet zijn collega in een vingerknip kunnen overnemen.”

“Naast mijn dagelijkse taken als projectleider beheer ik de interne projecten. Zodra ons management de keuze voor het nieuwe ERP-systeem gemaakt had, werd ik ingeschakeld om de implementatie ervan in goede banen te leiden. Helaas was het geen succesverhaal. Het systeem was niet gebruiksvriendelijk waardoor na 4 maanden geen enkele collega er nog mee wou werken. De reden? Die software was traag, complex en omslachtig. Daarom kreeg ik de opdracht om met mijn ervaringen die ik opdeed tijdens de implementatie, een ERP-systeem te zoeken dat écht werkt.”

"Bij afwezigheid van een medewerker, moet zijn collega in een vingerknip kunnen overnemen.”

Van 20 kandidaten naar AFAS Software

“Ik schreef een uitgebreid lastenboek waarin een behoorlijk lange lijst verwerkt was met functionaliteiten die we zeker nodig hadden. Daarna begon ik een zoektocht op het internet. Zo kwam ik tot een lijst van ongeveer 20 softwaresystemen die in aanmerking kwamen. De functionaliteiten en de services die de systemen bieden waren het belangrijkst. De volgende stap was een onderzoek naar de financiële gezondheid van de bedrijven achter die softwarepakketten. De bereikbaarheid van die leveranciers was ook belangrijk: bedrijven met een afdeling in België kregen een streepje voor.”

“Ook de scherpe prijs van AFAS Software maakte ons heel gelukkig.”

"Uiteindelijk kwam ik tot een shortlist met 4 aanbieders. Die kregen elk een uitnodiging om hun software aan ons voor te stellen. Na twee demo’s kregen we een zicht op de gebruiksvriendelijkheid van AFAS. Er zitten bijvoorbeeld superhandige workflows in het pakket geïntegreerd. AFAS Software kwam als winnaar uit de bus omdat hun ERP-pakket bijna volledig beantwoordt aan wat we zoeken. Bovendien maakte ook de scherpe prijs van AFAS maakte ons heel gelukkig.

Twijfels weerlegd

“Aangezien we al een slechte ervaring hadden met een ERP-leverancier, wilden we elk risico uitsluiten alvorens een definitieve keuze te maken. Daarom polsten we bij een referentie die ook met AFAS werkt. Daar vertelden ze ons dat de implementatie niet van een leien dakje was verlopen in hun bedrijf. Maar ondanks die moeilijke start was nu alles koek en ei. Dat was een genuanceerde boodschap, maar toch kregen we twijfels over AFAS.”

“Die twijfels hebben we op tafel gegooid tijdens een vergadering met de consultancymanager van AFAS. Die deed het volledige plan van aanpak voor Codivex uit de doeken. Haar uitleg trok ons finaal over de streep. Begin oktober starten we met de implementatie en in januari 2019 moet alles klaar zijn. Het wordt een drukke periode, maar ik kijk ernaar uit.”