1. Nieuwe medewerkers verwelkomen
Een nieuwe medewerker die aan boord komt, brengt ook veel papierwerk mee voor de hr-afdeling. Tenzij je dat werk automatiseert. Laat je medewerker zélf zijn persoonlijke gegevens invoeren in zijn digitale personeelsdossier. Kies voor een digitale handtekening onder de arbeidsovereenkomst. En laat een automatisch signaal vertrekken naar de IT-afdeling en facilitaire dienst voor een telefoon, computer en toegangsbadge. Daarmee alleen al win je veel tijd.
Een nieuwe medewerker die aan boord komt, brengt ook veel papierwerk mee voor de hr-afdeling.
2. Persoonlijke gegevens up-to-date houden
Een nieuw adres, telefoon- of bankrekeningnummer, een huwelijk of geboorte, … Er verandert regelmatig wat aan de gegevens en gezinssituatie van je medewerkers. Hoe hou je dan de personeelsdossiers actueel? Gegevens e-mailen of doorbellen is tijdrovend, en vergroot de kans op fouten en misverstanden. De remedie is eenvoudig: laat je medewerkers zelf hun dossier up-to-date houden.
3. Verlofaanvragen verwerken
Het aantal verlofdagen uitrekenen per werknemer is al een hele klus. En dan moet je nog het hele jaar door alle verlofaanvragen ingeven om het overzicht actueel te houden. Laat software dat rekenwerk doen en zorg ervoor dat je werknemers digitaal hun vrije dagen aanvragen.
4. Ziekteverzuim registreren en controleren
Wanneer een van je mensen ziek wordt, komt daar jammer genoeg ook administratie bij kijken. Denk aan de eerste ziekmelding, de eventuele inschakeling van een controlearts of een re-integratieproject voor een arbeidsongeschikte werknemer. Door de bijbehorende processen te automatiseren blijf je op de hoogte van de stappen die je moet nemen. Dat geeft je gemoedsrust.
5. Loonbrieven versturen
Stuur je nog elke maand een papieren loonbrief naar je medewerkers? Dan is het hoog tijd om die te digitaliseren. Zo bespaar je tijd, papier én portokosten.
6. Onkosten verwerken
Onkostenvergoedingen met de bijbehorende bonnetjes en parkeertickets hebben een slechte reputatie in de hr-wereld. Waarom? Ze nemen talloze uren in beslag en er sluipen gemakkelijk fouten in. Met nog meer werk als resultaat. Laat daarom je medewerkers die onkosten doorsturen met een mobiele app en laat de betrokken managers die digitaal goedkeuren. Een druk op de knop later worden de onkosten uitbetaald.
Laat daarom je medewerkers die onkosten doorsturen met een mobiele app en laat de betrokken managers die digitaal goedkeuren.
7. Cv’s selecteren en doorsturen
Cv’s ontvangen, selecteren en doorsturen naar de betrokken manager: in veel organisaties blijft het de taak van de hr-afdeling. Maar met de juiste software komen die cv’s direct bij de betrokken manager terecht. En met een simpele druk op de knop verstuurt die een uitnodiging of een afwijzing.
8. Functionerings- en beoordelingsgesprekken plannen
Soms moet je de managers in je organisatie porren zodat ze de nodige functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren met hun mensen. Dat porren kost tijd. Terwijl ook hr-software die herinnering kan sturen. Tegelijk vraagt die software om de documenten van de vorige gesprekken nog eens door te nemen. Wat als de manager geen actie onderneemt? Dan blijft de software porren, zonder dat het jou tijd kost.
9. Rapporten opstellen
Je directie wil de vinger aan de pols houden en vraagt daarom cijfers. Maar al die gegevens vissen uit verschillende systemen, spreadsheets of zelfs papieren is een hels karwei. Tenzij je een ijzersterk HR-pakket hebt: dan is het een kwestie van een paar muisklikken en je hebt de juiste data in de gewenste lay-out.
10. Salarissen betalen
Oké, je sociaal secretariaat doet véél voor de maandelijkse loonberekeningen. Toch blijft het een hele klus om elke maand de nodige informatie te verzamelen en door te sturen. Kies daarom voor HR-software die rechtstreeks communiceert met de software van je sociaal secretariaat. Maak er nú werk van!