De HR-afdeling in jouw bedrijf heeft al heel wat evoluties meegemaakt. Vroeger werden er papiertjes achter gelaten op de bureaus van de HR-medewerkers in verband met personeelszaken. Vandaag de dag is digitalisering de nieuwe focus voor hen. Zo kan je HR-afdeling zich meer focussen op strategisch HRM in plaats van de administratie die komt kijken bij de HR-processen in de organisatie. De HR-afdeling moet hiervoor in staat zijn om de toegevoegde waarde van Human Resources te vertalen naar de hele organisatie. Doen ze dat nog niet? Dan zijn hier een paar hulpmiddelen om je HR-afdeling klaar te maken voor de toekomst dankzij de komst van e-hrm.
De jobinhoud van een HR-medewerker is doorheen de jaren veranderd. De administratieve taken maken plaats voor strategisch human resources management te voeren. Met behulp van HRM software kan je je volledig richten op zaken zoals bijvoorbeeld talentmanagement in de organisatie. Digitalisering helpt je HR-afdeling hier enorm hard bij. we juichen het in onze privésfeer alleen maar toe, maar in de zakelijke omgeving schrikt het de mensen toch af. Veel bedrijven kiezen nog te vaak voor de vertrouwde manier van werken die veel tijd vraagt en veel administratief werk vergt. Het doel van e-hrm zorgt ervoor dat alle personeelsdata in één systeem staat. Daardoor heb je als HR-afdeling meer inzicht en controle in de HR-processen om zo strategisch HRM te voeren.
Elke medewerker in een organisatie heeft na verloop van tijd zijn eigen manier van werken ontwikkeld. Wanneer een nieuwe medewerker (of vervanger) iemand zijn werk moet overnemen, kan het in het begin moeilijk hebben omdat ze die manier niet gewoon zijn. Daarom is het van belang om de meest voorkomende HR-processen te gaan standaardiseren. Hoe doe je dat? Zit samen met alle medewerkers van de HR-afdeling en neem alle HR-taken met elkaar door. Vooral de HR-taken die je het gemakkelijkst kunt standaardiseren, zijn de administratieve zaken. Beslis hierna met z'n allen welke manier van werken het meest efficiënt is en waar iedereen zich in kan vinden. Een gezamenlijk besluit zorgt uiteindelijk voor een goede consensus.
In elke organisatie besteedt de HR-afdeling nog steeds enorm veel aan administratieve taken. Zonde want er zijn zo veel meer uitdagingen waar de HR-afdeling mee bezig moet zijn. Maar daar hebben ze niet eens de tijd voor. De HR-processen die je gestandaardiseerd hebt, zijn bovendien nog eens gemakkelijk te automatiseren. Dankzij e-HRM verlies je niet meer uren aan bepaalde zaken die je dankzij software niet meer hoeft te doen. Dankzij Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS) kunnen de medewerkers en managers nu heel veel taken zelf beheren en afhandelen. Hierdoor kan de HR-afdeling haar pijlen richten op dat wat echt belangrijk is: talentmanagement in de organisatie.
Neem een kijkje in welke taken medewerkers kunnen opnemen. En welke taken de HR-afdeling niet meer uren mee aan de slag moet zijn dankzij de komst van e-HRM.
Wanneer je als organisatie gebruik maakt van e-hrm software, kan je heel veel personeelsinformatie uit de software halen. Om jouw HR-gegevens in een mooie en juiste visualisatie te gieten, komt Business Intelligence als geroepen. Een BI-oplossing helpt de volledige organisatie om steeds een goed overzicht te bieden van de gegevens die in de software zitten. Als dit standaard in je HRM-oplossing zit, biedt dit alleen maar meer kansen om aan je HR-strategie te werken. Je hebt zicht op welke trends er zich voordoen bij de medewerkers. Daardoor ben je dus beter voorbereid op de toekomst als HR-afdeling. Zaken zoals bezetting, verlof- en verzuimcijfers, werving en selectie, loonkosten en loonmutaties zijn 1 van de vele zaken die je in een Business Intelligence-tool kunt gieten.
Als HR-manager en HR-medewerker is het belangrijk om een inspirator en adviseur te zijn naar alle medewerkers in de organisatie. Hiervoor moet je kijken naar de personeelsdata die in je e-hrm oplossing worden vastgelegd. Bekijk wat er beter kan op bijvoorbeeld werving en selectie, opleidingen voor de medewerkers, verzuimbeheer... Welke acties raad jij als HR-medewerker aan voor de medewerkers en managers? Bekijk het op tactisch en strategisch niveau. Op die manier voeg je meteen waarde toe aan jouw verantwoordelijkheden op de HR-afdeling.
Als laatste hulpmiddel is het belangrijk om als HR-afdeling met iedereen HR-doelstellingen te formuleren. Stel jezelf dan de vraag bij het opstellen van de doelen: "wat is de belangrijkste functie van de HR-afdeling in de organisatie?". Door die vraag te beantwoorden, geef je als HR-medewerker meer richting aan jouw job. Je legt vast waar je naartoe wilt met Human Resources in de volledige organisatie. De HR-doelen gaan dus verder in de organisatie dan enkel bij hun eigen afdeling. Dat laat ook zien dat de HR-afdeling professioneel aan de slag gaat met haar job. Én dus zo een belangrijke rol speelt in de volledige organisatie. Houd rekening met de missie, visie en doelstellingen van de organisatie. Zo zorg je voor een mooie samenhang met de gehele organisatie. Daardoor kan je ook op meer begrip rekenen van het volledig management.
Het is heel belangrijk dat elk medewerkersdossier goed geborgd wordt. Dat het volledig is als het gaat om bijvoorbeeld verlofadministratie of opvolging van opleidingen. Zo kan je HRM-software zo efficiënt mogelijk inzetten in de organisatie. Kies voor één softwareoplossing die voldoet aan de behoeften van de HR-afdeling. Met de komst van e-HRM kan de HR-afdeling de administratie tot een minimum inperken. Daardoor kan men zich weer richten op dat wat belangrijk is: ontwikkeling en coaching van de medewerkers!