Hoe de HR-afdeling van administratie naar strategisch HRM brengen met de komst van e-HRM

Meerdere onderzoeken hebben aangetoond dat bedrijven die inzetten op strategisch HRM succesvoller zijn. Maar toch zien we dat de HR-afdeling enorm veel tijd spendeert en verliest aan administratief werk. Daardoor zijn ze nauwelijks bezig met de strategie op vlak van Human Resources Management. Bekijk hier een aantal tips om die verandering door te voeren op de HR-afdeling.




Wat houdt strategisch Human Resources Management in?

Elke organisatie heeft een visie, missie en kernwaarden om zich op de toekomst te focussen. Hier moet je uiteraard ook de medewerkers bij betrekken om jouw doelen te behalen. Maar hoe doe je dat nu precies om die bepaalde doel samen met alle medewerkers te behalen? Je kunt het al raden: via een strategie. En hiervoor is de HR-afdeling een cruciale speler in. 



Hoe tijd creëren voor dat wat belangrijk is: strategisch personeelsadvies? 

1. Met een goede basis starten

Wanneer je als organisatie beslist dat er ingezet moet worden op strategisch HRM, moet eerst en vooral de HR-afdeling hierachter staan. Of het is zinloos om dit door te voeren in de organisatie. Zij zijn het misschien gewoon om al jaren op dezelfde manier te werken en kunnen dus ook omgaan met de hoop administratie die bij de personeelszaken komt kijken. De overstap naar strategisch HRM zal dan enorm zijn. Als dit zo is, moet je als managementteam het HR-team overtuigen van e-hrm. Iedereen van de HR-afdeling moet meegaan in de verandering die je als organisatie wilt doorvoeren. Wanneer dit zo ver is, kunnen alle medewerkers betrokken worden in Human Resources Management. 

Met de hulp van software kan je als HR-afdeling of HR-manager heel wat tijd besparen. Denk bijvoorbeeld aan geen papieren CV's meer of verschillende Excels voor de personeelsadministratie bij te houden. Vanaf nu zit alles in één softwareoplossing. Zo zijn er nog meer taken die je dankzij HRM-software als HR-afdeling niet meer hoeft op te nemen. Lees ze hier. 

2. Strategisch HRM afstemmen op organisatiedoelen 

Om een strategie uit te werken, op eender welk vlak, moet je rond de tafel zitten met het management van de organisatie. Dat is ook een voorwaarde om aan strategisch HRM te doen. Iedereen van het management moet inzien wat de meerwaarde van Human Resources Management is. En de voordelen er van inzien om alle medewerkers erbij te betrekken. Om iedereen mee te laten stappen in het HR-verhaal vraagt dat hard werk en een goed onderbouwd verhaal over de meerwaarde hiervan. Als HR-manager moet je goed voorbereid zijn als je de manier van werken op de HR-afdeling wilt optimaliseren. Hoe kan je de andere managers meetrekken in jouw verhaal? Wel, door in te spelen op de organisatiedoelen en de doelen van de andere leidinggevenden hun afdelingen. Als alle medewerkers van alle afdelingen beter worden van de nieuwe manier van werken, heeft dit meer kans op slagen voor de HR-afdeling. Haal daar nog eens bovenop dat de nieuwe HR-mogelijkheden gebruiksvriendelijker en makkelijker door te voeren zijn, gaat een leidinggevende sneller de meerwaarde van strategisch HRM inzien. Bewijs hen ook dat het mooie resultaten zal opleveren, want dit zal ook zo zijn. Hou het niet enkel bij praatjes. 

3. Ga voor automatisering in je HR-processen

HRM bestaat uit een aantal typische HR-processen. Zo heb je als eerste een transactioneel onderdeel. Daaronder vallen de verlofaanvragen, salarisverwerking en uren van de medewerkers. Het traditioneel proces bevat dan weer de opleidingen van de medewerkers, instroom in het bedrijf (werving en selectie) en gesprekkencyclus. Met andere woorden, talentmanagement in de organisatie voeren. Deze twee HR-onderdelen vragen heel wat tijd van de HR-afdeling. Als laatste heb je het transformationeel proces: cultuurveranderingen en aanpassingen in de organisatie. Bij dat onderdeel ben je op strategisch niveau HRM aan het voeren. Hier moet je, als HR-afdeling, naartoe groeien. 

Bij de meeste bedrijven zijn de verlofaanvragen en salarisverwerking reeds geautomatiseerd. Maar ook de andere zaken kan je automatiseren met behulp van een goede e-hrm tool. Je kan de tijd die je in de administratieve steekt naar een minimum brengen. Want je moet hier wel nog steeds als HR-afdeling mee bezig zijn. Doordat je heel wat tijd bespaart, kan je je als HR-afdeling focussen op het transformationele gedeelte in de organisatie. En kan je jouw focussen om strategisch HRM te voeren. 

Leer meer bij over e-HRM.

4. Duik in de personeelsdata

De HR-afdeling beschikt over heel veel personeelsinformatie: hoe lang medewerkers in dienst zijn, welke functies ze reeds uitgeoefend hebben, verzuimpercentage... Informatieve data die voor veel afdelingen in de organisatie nuttig zijn. Bijvoorbeeld als er in jouw afdeling een hoog verzuimpercentage ligt, kan je je hier op richten en onderzoeken hoe dat komt en hoe je dat kunt verbeteren. Het zijn allemaal personeelsgegevens die de volledige organisatie nodig heeft om het beleid te voeren. Als je dit in een personeelssoftware zet, kunnen alle belanghebbenden hier op een gemakkelijke en snellere manier aan. We spreken hier over Manager Self Service, MSS: HR-taken die de managers kunnen opnemen. 

5. Gebruik de HR-data om strategisch HRM op te starten in de volledige organisatie

De hierboven vernoemde personeelsdata kan je als HR-afdeling onderzoeken: people analytics. De personeelsdata wordt gekoppeld aan de prestaties van de organisatie (productiviteit, klantbeleving...). Je kan verschillende zaken onderzoeken die je helpen om tot strategisch HRM te komen: 

  • Wat voor soort leiderschapsprofiel werkt het beste op de verschillende afdelingen in de organisatie? 
  • Wat is het effect van de verplichte opleidingen voor de medewerkers? 
  • Verzuimpercentage van verschillende afdelingen vergelijken 
  • ... 

Op de HR-afdeling kan je heel ver gaan in onderzoeken op basis van waardevolle HR-data. Zo kan je bekijken of de zaken die collega's ondernemen ook echt bijdragen aan de organisatiedoelen en aan hun eigen ontwikkeling. Met de cijfers van de HR-onderzoeken kan je heel veel zaken aantonen aan het managementteam. Die zaken kunnen bijgevolg bijdragen aan je organisatiedoelen.


Ben je op de HR-afdeling veel tijd kwijt aan administratieve taken?

Al gaat het over verlof, ziekmeldingen, aanwerven van nieuwe medewerkers. Je verliest op de HR-afdeling veel tijd aan die zaken. Dat kan je oplossen met de HRM-software van AFAS. Je beschikt over een volledige e-hrm oplossing om jouw HR-administratie tot een minimum in te perken. 


Meer bijleren over e-HRM? 


Alles wat moet je moet weten over e-HRM 

De HRM-processen binnen je organisatie optimaliseren, dat gebeurt al jaren! Alleen de manier waarop is veranderd. Van Excel naar een elektronische HR-tool. Vroeger gebruikten organisaties de technologie voor hoogstens de personeelsadministratie. Maar nu is het zo veel meer dan dat. Daarom staan we stil bij de meerwaarde van e-HRM. 



Maak jouw HR-afdeling klaar voor toekomst

De HR-afdeling heeft al heel wat evoluties meegemaakt doorheen de jaren. Vroeger werden er nog papiertjes achtergelaten op de bureaus van de HR-afdeling. Vandaag de dag kan digitalisering hen helpen. Daardoor kunnen ze de focus meer leggen op strategisch HRM.  Maar hoe kan je de HR-afdeling klaarstomen voor de toekomst?