Transport
1.600 medewerkers
Willebroek
9 december 2019
HRM
Interview met:
Leo Salaerts (CEO)
Hans Verheyen (business analyst)
Evelyne Dejaeghere (freelance projectconsultant)
De vrachtwagens van Distrilog Group, je kent ze wel. Je ziet ze tenslotte overal rijden. Als een van de grotere logistieke bedrijven in België zorgt de organisatie voor de distributie en de stockage van producten van derden. Leo Salaerts, oprichter en CEO van Distrilog Group, ging op zoek naar een geïntegreerd HR systeem waarin transparantie, gebruiksvriendelijkheid en de mens centraal staan. AFAS is alles wat ze nodig hadden.
Distrilog Group koos voor AFAS om hun HR-administratie te beheren. Oprichter en CEO Leo Salaerts vertelt ons wat hen over de streep trok om voor AFAS te kiezen. "Het begon allemaal in 1991, met 10 medewerkers en 2 afdelingen: transport en logistiek. De voorbije jaren groeiden we uit tot een van de grotere logistieke bedrijven in België. Ondertussen hebben we 1400 arbeiders en 200 bedienden in dienst, verspreid over een 17 vestigingen in België. We zijn onder andere actief in voeding(droog, vers, diepvries en kamertemperatuur), petcare, DIY en chemie. Dat is heel wat om overzichtelijk te houden. Veiligheid, kwaliteit en milieuvriendelijkheid staan bij ons centraal.
"Om te groeien, is het belangrijk de administratie van onze medewerkers goed te beheren. Na interne veranderingen op onze HR-afdeling kwamen er heel wat vragen bovendrijven: kunnen we een systeem opzetten waarin alle medewerkers centraal staan? Een systeem waar we overzicht krijgen over de werving en selectie van onze sollicitanten? Waar zowel onze bedienden als onze arbeiders hun dossiers in kunnen beheren? En dat kan, met AFAS!"
Leo Salaerts: "We hadden geen overzicht over de administratie van onze medewerkers. Zo kunnen we als bedrijf niet groeien."
"We vergeleken verschillende systemen waar AFAS als beste uit kwam. Het gevoel zat goed en ze zaten het dichtst bij onze wensen. Daarnaast speelt toegankelijkheid ook een grote rol. Door onze sterke groei de voorbije jaren is het belangrijk een goed systeem te hebben dat ook verder kan meegroeien. We hebben bovendien erg veel arbeiders in dienst. Die hebben geen vast loon maar worden per uur betaald. Het gaat hier al snel over 2 urenregistraties per dag. Dat is dus best stevig!"
"Het volledige verhaal van sollicitatie tot vertrek. Dat hadden we bij Distrilog nodig en dat vonden we bij AFAS."
We werken bij Distrilog Group reeds met een systeem waarin we alle voertuigen beheren. Van de kilometers tot de reparatie, alles zit in één pakket. Die aanpak hadden we nog niet op vlak van onze medewerkers. Met de HR-oplossing van AFAS bereiken we hetzelfde, maar dan met de mens centraal! Het volledige verhaal van sollicitatie tot pensioen of vertrek, alles is gekoppeld aan elkaar. Dat hadden we bij Distrilog nodig, en dat vonden we bij AFAS."
Salaerts: "Ik moet me als CEO telkens melden bij de personeelsdienst als ik iets wil weten over mijn dossier of dat van een van mijn medewerkers. Misschien zijn we binnen 10 jaar wel met 2500 medewerkers. Wat dan? Die kunnen niet met z'n allen gaan aankloppen bij de personeelsdienst met een vraag over hun verlofsaldo. Er liep met andere woorden iets niet goed, en dat hield onze groei tegen."
"Wij kiezen met AFAS voor overzicht, gebruiksvriendelijkheid en transparantie, voor alle medewerkers."
"In het verleden hadden we 5 verschillende systemen naast elkaar lopen. Een systeem om de uren te registreren, één voor de vakantiedagen, één voor de personeelsdossiers, ... Dat was totaal niet overzichtelijk en niet meer vol te houden. Je moest de systemen bovendien goed kennen om er iets van data uit te krijgen. En dan ja... dan gebeuren er accidenten."
"We kwamen na een evaluatie tot de conclusie dat transparantie en workflows belangrijke factoren zijn. Dat was het uitgangspunt van onze keuze. In de oplossing van AFAS kunnen we alle data beheren en koppelen aan elkaar. Gedaan met verschillende systemen, Excelbestanden en dubbele invoer. Wij kiezen met AFAS voor gebruiksvriendelijkheid, en dat voor alle medewerkers."
Van Evelyne Dejaeghere is freelance projectconsultant voor Distrilog Group. Ze is dan ook de centrale schakel tussen CEO Leo Salaerts en de consultants van AFAS. Het voorbije jaar stond ze op de eerste rij met de overgang.
"Leo had duidelijke doelstellingen voor dit project opgesteld. Het hoofddoel: transparantie en informatie naar de medewerker. AFAS is heel sterk in workflows, het centraliseren van informatie en het transparant maken van processen. Dat kwam in dit project enorm naar boven. Distrilog had hier nood aan. De beschikbaarheid en de manier waarop informatie in het verleden bijgehouden werd, was niet gestandaardiseerd. Op dat vlak was dit zeker een boeiend project. We moesten op zoek naar de rode draad in dit traject, zowel naar specifieke noden alsook het doorvoeren van een stuk standaardisatie in onze werkwijze. Als project was dat dus best een challenge. We wilden alle modules van de grond krijgen. Dat is zeer ambitieus als project, maar ik ben ervan overtuigd dat de kracht van het systeem ook in die full package zit."
Salaerts: "Het voorbije jaar is niet gemakkelijk geweest. We hadden veel werk om tot het gewenste eindresultaat te komen. We boekten meteen verschillende consultants die doorheen het jaar het systeem kwam implementeren. Bij AFAS zit de klant aan de knoppen. Dat heeft uiteraard veel voordelen, zeker naar de toekomst toe. Maar we stonden toch versteld van de inspanning die dit met zich mee bracht. Uiteraard kan je je hieraan verwachten, zeker in dit soort trajecten. Het vergt wel wat kennis en opleiding om met een nieuw systeem aan de slag te gaan. En dat vonden we best pittig. We zijn een groot bedrijf waardoor dergelijke implementatie geen rustige wandeling door het park is. Wil dat zeggen dat we ontevreden zijn? Absoluut niet! Dat hoort er gewoon bij."
Het voorbije jaar lag de focus bij het implementeren van een volledige HR-module. "We hebben zaken kunnen realiseren waar al jaren nood aan was en die nu volledig op punt staan. Zoals bijvoorbeeld de opvolging van onze arbeidsongevallen en onze boetes. Distrilog is ook een transportbedrijf, dus een boete is voor ons dagelijkse kost. We proberen de medewerkers nu zo veel mogelijk te betrekken bij wat vroeger door de preventiedienst gedaan werd. Dat is ook de spirit van AFAS. Er zit achter alles een workflow en opvolgmogelijkheden en dat vind ik geweldig. Dat is gewoon knap!"
Ook de AFAS Pocket App is gelanceerd bij Distrilog. Salaerts: "Een heel handige tool! Onze chauffeurs moeten maandelijks hun prestatieblad met uren doorgeven. Vroeger waren dat elke keer opnieuw een stapel paperassen. Met de Pocket App hebben we meteen een goed overzicht. Ook ziektemeldingen en -briefjes gaan volledig digitaal via de smartphoneapplicatie. Alles is bovendien gelinkt aan het medewerkersdossier."
Distrilog Group is uitgegroeid tot een van de grotere logistieke en transportbedrijven in België. Ook aan het rekruteringsproces had de HR-afdeling de handen vol. "We wilden uiteraard de volledige werving en selectie ook mee in het systeem beheren. Het bijhouden van alle data, attesten, medische controles, interimcontracten, ... Daar komt wel wat bij kijken. In de HR-software van AFAS is dit een fluitje van een cent. Alles loopt geautomatiseerd en alles wordt bijgehouden in jouw persoonlijke omgeving. Vanaf het moment dat je solliciteert tot je hier ooit terug buiten wandelt. Inclusief je evaluatiegesprekken. Alle mogelijke documentatie wordt bijgehouden van A tot Z."
"We willen echt naar een systeem waar het verhaal begint bij het begin."
"We maken dus ook gebruik van InSite, met medewerkersportaal van AFAS. Dat portaal is al voor het grootste deel operationeel. Daar kan je je ziekte en verlof ingeven en je dossier raadplegen. Dat is de transparantie die we belangrijk vinden en waar we naartoe willen. Dat is de toekomst. Onze medewerkers kunnen nu zelf hun dossier openen en beheren. Vroeger hadden we totaal geen inzicht in wat onze medewerkers deden, ook gewoon omdat we geen centrale database hadden. Daar is verandering in gekomen van zodra we voor AFAS kozen."
Evelyne Dejaeghere: "Cursusmanagement wordt vooral bij de chauffeurs gebruikt. De wet legt een aantal nodige opleidingen op voor chauffeurs. Deze module wordt bij Distrilog dus maar door een beperkt aantal medewerkers gebruikt, maar is wel erg belangrijk binnen de transportsector."
"Code-95 is een voorbeeld van een verplichte opleiding die binnen een bepaalde termijn gevolgd moet worden. Deze gaat over de transportveiligheid en is daarom extra belangrijk voor onze chauffeurs. Het cursusmanagement van AFAS zorgt daar voor de nodige ondersteuning. Het laat toe de trajecten en planning van de opleidingen beter op te volgen. Alweer een hoop administratie die wegvalt door automatisatie."
"Globaal staan alle gewenste modules actief. Alles is operationeel. Heel mooi om terug te kijken op de evolutie die we het voorbije jaar gemaakt hebben. Maar het is niet omdat het functioneel klaar staat dat we er nu ook al alles uithalen wat we er willen uithalen. De meeste modules zijn live bij een beperkte groep medewerkers. De grootste uitdaging is om de komende maanden stap voor stap uit te rollen naar alle afdelingen."
Een grote verandering doorvoeren, op alle niveaus, is niet evident. Salaerts: "We gaan onze manier van werken volledig omgooien. Dat vergt veel tijd en energie van álle medewerkers, niet enkel van onze HR-afdeling. Ik verwacht dus nog niet meteen werktijdsvermindering voor onze HR-afdeling. Uiteraard komt dat de komende maanden wel vanzelf... En dan bedoel ik niet dat we minder mensen op onze HR-afdeling tewerkgesteld zullen hebben. Maar onze medewerkers gaan zich wel met andere, belangrijkere en meer kwalitatieve taken kunnen bezighouden. We willen dat onze HR-medewerkers meer tijd krijgen om zich te bekommeren om onze medewerkers. Dat ze meer kunnen luisteren naar de noden van de medewerkers."
Projectmanager Evelyne vertelt hoe ze de medewerkers stap voor stap meeneemt richting een digitale wereld. "'What's in it for me?', is iets dat iedereen zich afvraagt. Hoe goed het systeem ook is, als je niet aangeeft wat de medewerker er zelf uit haalt, is verandering écht moeilijk. Het was voor mij dus belangrijk om te tonen wat de meerwaarde van een totaalpakket is. Van zodra de medewerkers begrepen hoe het systeem werkt en wat de voordelen zijn, is de overstap makkelijker.
Hans Verheyen is business analyst bij Distrilog Group en mee verantwoordelijk voor de laatste stappen in de implementatie van het HR-systeem van AFAS.
"We zijn aan de slag met de nieuwe software en dat gaat goed. De laatste puntjes moeten nog wel op 'i' gezet worden. We kunnen zeggen dat de implementatie voor 85% klaar is. Het is nu aan mij om de laatste 15% af te maken. Het inlezen van de eID bijvoorbeeld is een verhaal waar we nog volop mee bezig zijn. Dat zou het rekruteringsproces nóg makkelijker maken."
"Ook de koppeling met ons sociaal secretariaat is nog niet volledig rond. Met duizenden tijdsregistraties per dag is dat uiteraard geen evident verhaal. We zijn volop bezig met het testen van de koppeling, want ook de looncomponenten zijn een belangrijke factor in ons 360° verhaal."
"We gaan voor een 10/10 want als we iets doen, doen we het goed. Het is niet altijd evident maar het resultaat zal er zijn."
Als de HR-module 100% op punt staat, willen ze ook de CRM-module van AFAS implementeren en koppelen. CEO Leo Salaerts: "Dat is ook iets waar bij Distrilog Group wel wat versnippering in zit. We zeggen al jaren dat we dit gaan oplossen, maar dat is er nooit van gekomen. Ik denk dat veel bedrijven zich hierin kunnen vinden, dat dergelijke trajecten altijd wat op de achtergrond blijven liggen. We beseffen nu het nut van digitalisatie."
Hans heeft bij AFAS het traineeship reeds gevolgd. Zijn case bestond eruit een CRM-module op te zetten met als doel de salestrajecten perfect op te volgen. "De focus ligt nu op het volledig rondkrijgen van onze HR-module. Daarna wordt ook de CRM verder uitgerold naar de salesmedewerkers. Daarmee willen we dus al onze klantgegevens gaan digitaliseren zodat we altijd hun dossiers kunnen raadplegen. Contractbeheer, binnenkomende e-mails, klachten, forecasting in het salestraject, ... alles zit er in."
"Ook willen we een sollicitatieportaal bouwen om onze externe sollicitaties te beheren. Dat kan met de OutSite van AFAS. Ook dat staat op onze wensenlijst voor de toekomst."
"Ik denk dat we nog wel een tijdje bezig zijn om het volledige verhaal rond te krijgen. Uiteraard gaan we voor een 10/10, met alles erop en eraan. Want als we iets doen, doen we het goed. Het is niet altijd evident maar het resultaat zal er zijn. Wij gaan naar een volledig digitale wereld dankzij AFAS."
AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim 600 enthousiaste medewerkers. Als familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor de zakelijke markt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 12.000 organisaties in België, Nederland, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.
|
Automatiseer net als Distrilog en ruim 12.000 organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |