HRM-software: alles wat je erover moet weten

HRM-processen optimaliseren binnen je organisastie gebeurt al jaren. Van papier en kaften naar automatisering en digitalisering. En dat is liefst betaalbaar en gebruiksvriendelijk. In deze blog lees je alles wat je moet weten over HRM software.

 

Wat is e-HRM?

De afkorting e-HRM staat voor Electronic Human Resource Management. Dankzij e-HRM wordt HR voor iedereen toegankelijk. Medewerkers en managers kunnen de voor hen belangrijke HR-zaken overal en altijd eenvoudig raadplegen. Technologie is een cruciale factor in een HRM tool.

Technologie is een belangrijk aspect bij de overgang naar een strategische manier van werken met een HRM-systeem in plaats van te blijven hangen in het administratieve luik. De volledige HR-administratie wordt digitaal geregeld. Daardoor hoef je niet meer te administreren. Papier, e-mails en Excel worden daarmee verleden tijd. Bovendien komen dankzij HRM-software bepaalde taken bij medewerkers zelf te liggen, dat noemen we Employee Self Service of ESS. Daarmee bespaar je veel tijd én is er minder kans op fouten.

Meer weten over de HR-software van AFAS?

Wat zijn de voordelen van HRM-software?

  • Meer efficiëntie én meer grip op je organisatie: 
    Door de medewerkers en managers bepaalde taken te laten overnemen, zorg je voor meer efficiëntie op de HR-afdeling. Het zijn taken waarvan de managers en/of medewerkers zelf beter op de hoogte zijn dan de HR-medewerkers. Daarom moeten bepaalde operationele taken niet meer via hen verlopen. Deze efficiëntere manier van werken zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie meer controle heeft op de data van alle medewerkers die binnenkomen.
  • Minder tijd spenderen aan administratie:
    Dankzij de komst van een goede HRM-tool zegt de HR-afdeling vaarwel tegen administratieve taken. HR-medewerkers kunnen zich meer focussen op bijvoorbeeld talentmanagement binnen de organisatie. En dus zo de medewerkers inzetten op basis van hun competenties.
  • Hogere betrokkenheid van de medewerkers in de organisatie:
    Medewerkers kunnen dankzij HR-software bijvoorbeeld gesprekken aanvragen bij hun leidinggevende. Tijdens zo'n gesprek kan er gesproken worden over de doelen van de medewerkers. Dat kan allemaal vastgelegd worden in de software en later opnieuw opgepakt worden door de medewerker en/of leidinggevende. Ook door de medewerkers zelf verlof te laten inplannen, zullen ze zicht hebben op de bezettingsgraad in de organisatie.

Wat zijn de nadelen van een HRM-oplossing?

  • Minder persoonlijk contact met de medewerkers:
    Doordat de medewerkers zelf informatie kunnen ingeven, zullen ze minder snel contact opnemen met de HR-afdeling. Als HRM-software een applicatie ter beschikking stelt die ook gekoppeld is aan je software, dan zorgt dit ervoor dat een medewerker 24/7 persoonlijke zaken kan toevoegen. Daarvoor hoeven ze dus niet langs te gaan bij de HR-afdeling en kan dit zelfs van thuis uit.
    Bekijk hier welke HR-taken je kan behandelen in een HR-applicatie.
  • Succesverhaal staat of valt bij de inzet van de volledige organisatie: 
    Om een goed gestroomlijnd proces te hebben, moet de volledige organisatie zich achter digitalisering zetten. Alleen zo kan je voor een succesverhaal gaan. Vergeet zeker niet dat sommige medewerkers het moeilijk kunnen hebben met deze verandering. Voor e-HRM gaan heeft vaak een grote impact op sommigen. Wanneer je als organisatie al een tijd volgens een bepaalde manier werkt en dit moet aanpassen, moeten de mensen hun gewoontes en operationele taken ook aanpassen. Daar kunnen medewerkers niet van houden. Daarbovenop kan er nog een angst ontstaan: de angst om hun job te verliezen door een softwaresysteem. Negeer deze angsten niet. Ga zeker in gesprek met je medewerkers en laat hen meegaan in het verhaal van digitalisering.
  • Vraag jezelf af of deze nadelen ook écht nadelen zijn als je jouw organisatie verder wilt helpen.

Welke HR-processen komen voor in HRM-software?

Een totaaloplossing aanbieden om jouw HR-processen te automatiseren, vraagt om verschillende modules in de software. Elke module ondersteunt een specifieke HR-taak of HR-proces. Als bedrijf kies je zelf hoe ver je wilt gaan in de digitalisering van de HR-processen.  

Hieronder zie je de meest voorkomende onderdelen in HRM software:

Wat zijn de redenen om te kiezen voor HRM-software?

Met een HRM tool zijn alle medewerkers en managers betrokken bij de juiste medewerkersprocessen. Zowel medewerkers als managers kunnen zelf belangrijke en persoonlijke zaken aanpassen of raadplegen. Dat is het principe van Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS). Alle aanpassingen worden meteen door de HR-tool verwerkt. Daardoor hoef je niet in verschillende tools zelf aanpassingen door te voeren. Het voordeel? Minder kans op fouten.

Daarnaast bespaar je met HRM-software een hoop tijd uit. Je betrekt medewerkers zelf bij HR-processen en dus ook bij HR-administratie. Op die manier heeft de HR-afdeling meer tijd om stil te staan bij operationele zaken die spelen bij medewerkers.

En een derde reden om voor HRM-software te kiezen, is het feit dat het zorgt voor professionalisering op vlak van Human Resources. Dat verduidelijken we hieronder verder in drie punten:

  • Met e-HRM stap je weg van een HR-afdeling die voorheen veel administratief werk moest verzetten naar een strategisch, controlerend team. Met behulp van realtime dashboards heeft men steeds inzicht op belangrijke informatie over de medewerkers zoals bijvoorbeeld het gemiddeld aantal verzuimdagen. Betrek hier dan ook de leidinggevende of het managementteam bij en je zorgt voor professionalisering op vlak van HR voor de hele organisatie.
  • Een goede HRM-tool maakt je als bedrijf aantrekkelijker voor de arbeidsmarkt:
    Generatie Z, de nieuwe generatie die klaar is om de arbeidsmarkt te betreden, is opgegroeid met een wereld die heel digitaal werkt. Jonge medewerkers willen niet op een oude manier te werk gaan. Zij begrijpen dat digitalisering de toekomst is. Als je als organisatie inspeelt op de generatie die eraan komt in het bedrijf, heb je meer kans dat die jonge medewerkers bij jou solliciteren. Zij zijn op zoek naar moderne werkgevers. Ook transparantie vinden zij een grote troef als dit is terug te vinden in de organisatie.
  • Openheid in de organisatie dankzij HRM-software:
    Zoals hierboven vermeld is het voor de nieuwe generatie medewerkers een troef om als bedrijf voor transparantie te gaan. Daar kan voor gezorgd worden met HRM-software. Het is trouwens voor alle medewerkers wenselijk dat de organisatie transparant is. Informatie van medewerkers alleen bij de afdelingen houden, is niet meer van deze tijd. e-HRM biedt de mogelijkheid om informatie voor iedereen zichtbaar te maken. Dat zorgt voor een gevoel van openheid. De informatie voor iedereen zichtbaar maken, zorgt voor een gevoel van openheid. Met behulp van dashboards kan je resultaten van andere afdelingen openbaar maken. Je kiest als organisatie dus zelf hoe ver je wilt gaan in het delen van medewerkersinformatie.

 

Voor wie kan HRM-software een oplossing bieden?

HRM-software biedt voor veel afdelingen in eender welke organisatie voordelen.

1. Medewerkers aan de slag met HRM-software

Al je medewerkers aan de slag laten gaan in de HRM-tool zorgt ervoor dat veel processen versnellen. De HR-afdeling en de HR-manager moet minder administratieve taken verzetten. Medewerkers kunnen heel wat HR-taken op zich nemen, dat noemen we selfservicetaken. Wanneer zij bijvoorbeeld zelf een verlofaanvraag insturen, dan kunnen de betrokkenen dit meteen zien. Ook kunnen de medewerkers zelf hun persoonlijke informatie invullen waardoor de HR-afdeling dit niet aan de medewerker moet vragen. Zo is er minder kans op fouten tijdens de overdracht. Dankzij digitalisering op de HR-afdeling is ESS (Employee Self Service) 24u per dag en 7 dagen in de week voor iedereen beschikbaar. Dit via computer of telefoon. Medewerkers kunnen hun HR-informatie raadplegen of aanpassen wanneer het hen uitkomt.

2. HRM-software voor de managers

Medewerkers hebben steeds een eerste aanspreekpunt, hun leidinggevende. Die leidinggevenden moeten mee instaan voor het HR-beleid van hun afdeling. Met behulp van goede HRM-software kunnen zij op een eenvoudige en snelle manier meer informatie terugvinden. Bijvoorbeeld over de opgenomen verlofdagen en het verzuimcijfer.

Managers kunnen de HR-afdeling nog extra bijstaan in bepaalde HR-taken. Denk bijvoorbeeld aan het goedkeuren van verlof of het vastleggen van een beoordelingsgesprek met doelen. Zo heeft de manager steeds goed inzicht over zijn team en kan die indien nodig nog bijsturen. Doordat de HR-processen geautomatiseerd zijn en de HR-taken bij de juiste personen liggen, is er voor de HR-afdeling meer ruimte voor bedrijfsvisie, advies en het HR-beleid.

3. Sollicitanten betrekken met een HRM-tool

Het werving & selectieproces kan mee geïntegreerd worden in een HRM-systeem. We noemen dit Sollicitant Self Service. Je kan via de HRM-software een vacature aanmaken en die online plaatsen op je sollicitantenportal. Sollicitanten kunnen daar hun CV en andere noodzakelijke informatie uploaden. Ook zijn ze steeds op de hoogte van de status van het aanwervingsproces. Met behulp van automatische berichtsjablonen krijgen de sollicitanten meteen een e-mail met meer informatie over het bedrijf en de sollicitatieprocedure.

Het doel hiervan is om de HR-medewerkers zoveel mogelijk te ontlasten van administratie. Want wanneer de sollicitant in dienst wordt gemeld, staan de meest noodzakelijke gegevens alvast in jouw HRM-tool, ingevuld door de sollicitant zelf.

4. De hele organisatie laten werken met HRM-software

Door gebruik te maken van een HRM-systeem kan je ook noodzakelijke documenten in de software vastleggen (met andere woorden: documentmanagement). Alle noodzakelijke informatie vind je meteen terug. De volledige organisatie heeft baat aan e-hrm om met elkaar verbonden te zijn. Met interactieve dashboards heb je het overzicht over de organisatie en de medewerkers.

Benieuwd naar de HRM-oplossing van AFAS?

Vroeger waren de medewerkersprocessen administratieve taken voor de HR-afdeling in een organisatie. Wil je vooruit met je bedrijf? Dan is digitalisatie de volgende logische stap. Met software ga je voor een gestroomlijnd proces dat zorgt voor tevreden medewerkers. Zo kan het HR-team doen waar het goed in is: begeleiden van de medewerkers. Om dit tot stand te laten komen, is een HRM-tool onmisbaar. Daarvoor heeft AFAS een complete HRM-tool ontwikkeld waarin alle medewerkersprocessen samenkomen.