Waarom dashboards onmisbaar zijn

Dashboards helpen je bij het maken van de juiste keuzes. Vertrouw niet enkel op buikgevoel, maar laat de data en de cijfers spreken. 5 redenen waarom!

“Ik ken mijn onderneming als mijn broekzak.” Die uitspraak hoor je weleens bij uitbaters van een handelszaak. Maar weten ze écht wat er allemaal speelt in hun bedrijf? Want als je diep genoeg graaft in bedrijfsgegevens, komen er vaak verrassingen aan het licht. Zo zit een deel van je kapitaal misschien in een voorraad die je niet meer verkocht krijgt. Daarom is een helder en volledig overzicht van je cijfers meer dan nodig. Jammer genoeg is het voor veel handelszaken moeilijk om álle data te verzamelen en up-to-date te houden. Toch is er een remedie: dashboards. We geven je vijf redenen waarom die onmisbaar zijn voor je onderneming.

Reden 1: dashboards houden je bedrijf op koers

Als uitbater van een handelszaak sta je voor veel uitdagingen die je moet tackelen. Klanten vragen meer keuzemogelijkheden, meer service en snellere leveringen, terwijl de concurrentie in je sector moordend wordt. Investeren in een een breed assortiment en een grote voorraad kost dan weer handenvol geld. Dropshipments zijn een deel van de oplossing: dan bestelt de consument bij jou, betaalt hij bij jou en krijgt hij zijn bestelling rechtstreeks geleverd door je leverancier. Je hoeft dus niet langer gigantisch te investeren in een voorraad. Voorwaarde is dat je als een geoliede machine werkt én samenwerkt met je leveranciers. Daarom heb je informatie nodig om te controleren of alles gesmeerd verloopt. Dat geldt trouwens evengoed wanneer je zelf zorgt voor de leveringen. Ons advies: koppel dashboards aan je ERP-pakket en je weet op elk moment of je leveringen vlot verlopen of niet.

Reden 2: dashboards verplichten je om je data op te schonen

Informatie delen over bestellingen, voorraden en levertijden – met collega’s én externe partners – is alleen mogelijk wanneer je zelf over over de juiste data beschikt. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan: iedereen die ervaring heeft met de implementatie van een ERP-pakket of warehouse management system weet dat de beschikbare data zelden volledig zijn. Je doet er dan ook goed om aan om de info over klanten, artikelen en voorraad te controleren en waar nodig aan te passen of aan te vullen – vóór je met dashboards begint. Dat is een tijdsintensieve klus, maar na afloop zijn je dashboards een openbaring. In een handomdraai krijg je actuele gegevens waarmee je jouw onderneming verbetert. En je bespaart er enorm veel tijd mee. Tijd die je voortaan aan je klanten kunt besteden.

Reden 3: dashboards geven je een volledig beeld

Een overzicht is pas handig wanneer het volledig is. Je hebt gegevens nodig over aankoop, verkoop en voorraad. Maar evengoed de cijfers over je personeelsbeleid, financiën, projectbeheer en ordermanagement zijn eyeopeners. Een dashboard bundelt al die databronnen – bij voorkeur uit een ERP-database – en presenteert ze heerlijk helder. Zo krijg je een realtimeoverzicht van alle interne – en soms ook externe – processen die belangrijk zijn voor je organisatie. Échte businessintelligence dus.

Reden 4: dashboards helpen je om keuzes te maken

Soms geef je voorrang aan belangrijke klanten. Vanuit het buikgevoel is die beslissing best te begrijpen. Maar loont die werkelijk de moeite? Zorgen je keuzes voor extra omzet en betere prestaties of leiden ze alleen tot extra kosten? Een dashboard van je logistieke keten maakt dat haarfijn voor je duidelijk. Je weet perfect wat er wanneer geleverd wordt in je magazijn, wat er al op voorraad ligt en wanneer bestellingen bij je klanten moeten zijn. Als je dan een bijzonder verzoek of een uitzonderlijke grote bestelling krijgt van een van je klanten, weet je perfect wat daarvan de impact is. Kortom: dashboards helpen je keuzes te maken. Bovendien kun je met de beschikbare info je voorraadniveau optimaliseren, zodat je groeit zonder dat er te veel kapitaal in je magazijn ligt opgestapeld.

Reden 5: dashboards monitoren alle mogelijke KPI’s

Dashboards gaan hand in hand met key per­for­mance in­di­ca­tors – kortweg KPI’s. Dat zijn de belangrijke elementen waarop een onderneming moet of wil presteren. Een druk op de knop en je krijgt via je dashboard het antwoord op de vragen die belangrijk zijn voor je handelszaak. Bijvoorbeeld: Heb ik nog volgende voorraad van artikel x om ook de volgende dagen aan de vraag te voldoen? Hoeveel bestellingen zijn er op dag x verstuurd?
Er zijn nog andere KPI’s die belangrijk zijn voor je handelszaak: alles wat te maken heeft met de aankoop en de omloopsnelheid van je voorraad. De verhouding tussen beschikbaar kapitaal en verwachte inkomsten. En niet te vergeten: klanttevredenheid. Al die KPI’s meet je met een dashboard. Handig daarbij is dat je met filters kunt inzoomen op de getoonde data. Zo maak je eenvoudig een vergelijking met prestaties uit andere periodes. 

Denk je er ook aan om met dashboards te werken? Bij AFAS vind je ruim 70 standaard dashboards. Daarmee kom je al een heel eind. Zit het dashboard dat jij nodig hebt er niet bij? Dan maak je dat eenvoudig aan. Wedden dat je niet meer zonder kunt?

Meer weten over het gebruik van dashboards in onze ERP software?