Raf Lemmens, HR-directeur RZ Heilig Hart Tienen

Het ziekenhuis Heilig Hart in Tienen is een Regionaal Ziekenhuis. Het is niet zo groot dat je er verloren loopt, en niet zo klein dat je snel uitgekeken geraakt. Ze tellen een 800-tal collega's en 150 artsen, en samen geven ze iedere dag het beste van zichzelf om zorg te dragen voor anderen. Om zo'n ziekenhuis draaiende te houden en de grote papierflow de baas te blijven, gingen ze op zoek naar een geïntegreerd HR-systeem. En je raadt het al: RZ Tienen is ondertussen 4 jaar een enthousiaste AFAS-klant!

We zaten samen met Raf Lemmens, personeels- en HR-directeur, en de perfecte man om onze vragen op af te vuren!

Help, we moeten digitaliseren!

Raf: "Ik ben sinds 2007 werkzaam bij RZ Tienen en op een bepaald moment voelden we dat de papieroverlast alleen maar groter werd. Vele papieren die gescand moest worden, documenten die verloren gingen, … We hebben 5 jaar geleden gekozen voor de weg van de digitalisering. We wilden echt gebruiksvriendelijker werken en automatiseren. Vooral ons medewerkersdossier, zowel voor personeelsleden als voor de artsen, kon heel wat verbetering gebruiken."

In 2017 begon RZ Tienen onder leiding van Raf met een groot marktonderzoek. Er werden een 10-tal systemen naast elkaar gelegd. Eén van die bedrijven was AFAS Software. Raf: "Wat ons meteen opviel tijdens deze marktstudie, was dat AFAS echt de Rolls Royce van de systemen was. Die stak er met kop en schouders bovenuit. In september 2017 hebben we de beslissing genomen om met AFAS in zee te gaan en zijn we ook direct van start gegaan. Met als gevolg dat we amper 3 maanden later, op 1 januari 2018, al live waren met de basis, de loonsverwerking." 

Ze legden ook een koppeling tussen AFAS en hun sociaal secretariaat Acerta. Raf: "Heel onze loonmodule is overgeschakeld op het systeem van AFAS. Als dat proces op punt stond, implementeerden we de opeenvolgende maanden de basismodules van de HR-oplossing. Dan heb ik het over vorming, training en opleiding, heel het evaluatiebeleid en alle andere modules." 

Waarom eigenlijk AFAS? 

Raf: "De reden dat we voor AFAS kozen, was omdat de medewerker eigenaar wordt van zijn eigen personeelsdossier. Dat was voor ons de kern van de zaak. Onze collega's kunnen zelf hun dossier grotendeels beheren, het rekeningnummer aanpassen, een nummerplaat ingeven, zelf hun opleidingen opladen in het dossier en veel meer. Dat is een gigantisch voordeel."

"Vroeger waren er discussies over waar een bepaald document naartoe was. Nu is dat allemaal zwart op wit, het volledige proces is geautomatiseerd in één systeem."

Raf: "Als ik bijvoorbeeld kijk naar onze opleidingen. Dat loopt voor de volle 100% digitaal: een medewerker stuurt een aanvraag in om een opleiding te volgen. Die wordt, uiteraard, digitaal goedgekeurd. Die opleiding komt in het uurroosterpakket en wordt op zijn beurt terugbetaald. Heel dat proces is gedigitaliseerd en geautomatiseerd. En wat zien we? De HR-dienst krijgt tijd en ruimte om veel proactiever vooruit te kijken, in plaats van altijd achter de feiten aan te lopen. Ze kunnen nu meer aandacht geven aan de moeilijke dossiers."

De lopende kleinere administratieve taken die bij een HR-dienst komen kijken, lopen nu automatisch waardoor deze meer op de achtergrond komen."

Verwachtingen vooraf

vs. de realiteit 

Raf: "Een element waar ik altijd schrik voor heb als we een nieuw project lanceren, is dat de verkopers het project fantastisch voorstellen. Ik wou het systeem ook echt zien werken. Wat is er mogelijk? Wat is er onderliggend? AFAS heeft ons daar zeer goed in begeleid en ons getoond hoe het systeem werkt. Dat zorgt voor een enorme boost in geloofwaardigheid. Aan dergelijk nieuw systeem hangt ook een prijskaartje vast. Maar die geloofwaardigheid en de transparante samenwerking maakt de implementatiekost draaglijk en het echt waard. Daarnaast zorgt het systeem ook echt voor een besparing in werklast bij de HR-dienst. Niet dat het aantal medewerkers verminderd is, maar we zetten nu onze HR-team veel pro-actiever en efficiënter in."

What's next?

Naar de toekomst kijkende, blijven er voortdurend verbeteringen. Raf: "Een voorbeeldje: al onze medewerkers hebben een personeelsbadge. Ik zou graag hebben dat als een medewerker zich inschrijft voor een opleiding, ze bij aanwezigheid op de cursus hun badge scannen. De rest van het proces verloopt dan automatisch. De uren, de inschrijvingen, de facturatie, de evaluatie, …" 

Enkele weken geleden organiseerden we een event dat georganiseerd werd op de werf van het nieuwe AFAS-pand in Kontich. Ook Raf was aanwezig. Raf: "Het nieuwe pand wordt echt een clubhuis waar samen werken met collega's en klanten echt centraal staat. Dan moest ik direct denken aan onze eigen organisatie. Wij gaan binnen 4 jaar ook bouwen aan. Je voelt dat je samenwerkt met een organisatie die op dezelfde golflengte zit: een nieuwe infrastructuur. Maar die tegelijkertijd beseffen dat infrastructuur maar één ding is, maar dat digitalisering en altijd nieuwe stappen blijven zetten, van ongelofelijk belang is. En AFAS blijft daarin de ideale partner in mijn ogen."