ERP-systeem: meer grip op al je bedrijfsprocessen

Loopt alles op rolletjes binnen jouw organisatie? Of heb je toch het gevoel dat er nog ruimte voor verbetering is? Wij zijn er namelijk van overtuigd dat een ERP-systeem het basisrecept voor succes is. In een ERP-systeem komen namelijk al je bedrijfsprocessen samen.

Oriënteren op bedrijfssoftware doe je niet dagelijks. In de gratis te raadplegen informatiebrochure geven we je een rondleiding door ons ERP-systeem. Je vindt er alle functionaliteiten per module op een rijtje in terug. Ook ervaringen van klanten die je voorgingen lijsten we voor je op.

 

Wat is een ERP-systeem?

De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het gaat over software dat belangrijke informatie van verschillende afdelingen samenbrengt. Vroeger had iedere afdeling een eigen tool, systeem of proces. Dat varieerde van een softwarepakket tot een excelsheet. Als afdeling A gegevens nodig had van afdeling B, dan werd die excelsheet verstuurd via mail (of zelfs geprint). Daarna zetten ze de gegevens ook nog manueel over in het softwarepakket van afdeling B. En dat laatste is met het oog op de veiligheid van je data geen verstandige procedure.

Dat werk is vrij inefficiënt, foutgevoelig én tijdrovend. Het is dus veel efficiënter als afdeling A en B in dezelfde tool werken. En dat is nu juist wat ERP-systemen mogelijk maken. Een ERP-pakket bestaat uit modules die een specifieke afdeling of taak ondersteunen. De verschillende bedrijfsprocessen komen dus samen in zo'n ERP-systemen.

In de praktijk maakt het niet uit in welke module je werkt. De brondata komt namelijk altijd uit 1 ERP-systeem. Dat wordt hieronder kort toegelicht.

  • Iedere afdeling van de organisatie werkt met een module van het ERP-pakket
  • Afdeling A (inkoop) werkt met een module die volledig aansluit op de administratieve processen
  • Afdeling B (boekhouding) werkt met een module die volledig aansluit op de financiële processen
  • Module A communiceert direct met module B omdat ze gebruik maken van dezelfde brondata
  • Als ze in afdeling A een nieuwe medewerker ingeven, dan beschikt afdeling B direct over die gegevens

Waarom een ERP-systeem van AFAS?

Wat zijn de belangrijkste voordelen van ERP-systemen?

  • De voornaamste voordelen van een ERP-systeem: een hoge mate van efficiëntie én meer grip op je organisatie.
  • ERP-software brengt alle bedrijfsprocessen van je organisatie samen in één tool en koppelt alle belangrijke bedrijfsinformatie aan elkaar.
  • Alle administratieve processen worden in één softwareoplossing verwerkt. Dat betekent dan ook dat er gebruik gemaakt wordt van één database en een eenmalige inlog. De loonadministratie wordt een logisch gevolg van de HR-administratie en de boekhoudkundige administratie wordt een logisch gevolg van je bedrijfsprocessen. Manuele handelingen of ingewikkelde koppelingen tussen afzonderlijke systemen zijn niet meer nodig. Is er dan toch nog een systeem dat je moet koppelen? Gebruik dan de data van het ERP-systeem als basis.
  • Nog een van de voordelen van ERP is dat je met entreprise resource planning (afkorting ERP) een groot deel van de bedrijfsprocessen kan automatiseren. Automatisering zorgt voor kostenbeheersing en efficiëntie. Daarnaast zorgt het ook voor zinvol werk en dat is niet onbelangrijk.
  • Je hebt ook altijd inzicht in de performance van je organisatie. De gegevens worden snel opgehaald uit de database van de ERP-software en kunnen dan eenvoudig worden weergegeven in dashboards. Zo zie je meteen hoe jouw organisatie ervoor staat.

Wat zijn de nadelen van een ERP-oplossing?

  • De grootste nadelen van een ERP-systeem: het implementatietraject en de kosten.
  • De implementatie van ERP-systemen kent vaak een grote impact op organisaties. Het heeft impact op iedere medewerker, afdeling en managementlaag. De verwachte impact roept vaak allerlei emoties op. Sommige medewerkers zullen blij zijn met de verandering, terwijl anderen dat net niet zien zitten.
  • Het implementatietraject kan dus als een nadeel worden gezien. De processen waar mensen soms al jaren mee werken, moeten ineens veranderen. Mensen moeten hun gewoontes veranderen en moeten vaak helemaal anders gaan denken. En daar houden sommige mensen nu helemaal niet van. Zeker als een deel van het werk niet meer terugkomt omdat het wordt geautomatiseerd.
  • Je hebt dus enerzijds de algemene angst voor verandering. Anderzijds kunnen sommige medewerkers ook bang zijn omdat ze denken dat hun job wordt overgenomen door een systeem. En dan heb je ook nog medewerkers die denken dat ze het niet gaan begrijpen en dat ze de verandering niet aankunnen.
  • De kosten van ERP-systemen kunnen ook een nadeel zijn. De excellijsten en papieren dossiers die je nu gebruikt, zijn gratis. En voor software moet je ineens betalen... Bovendien maak je ook kosten om het implementatietraject goed te laten verlopen. Maar: als je 10 systemen kan vervangen door één systeem, dan zal het ERP-pakket juist goedkoper zijn.
  • Je kunt je afvragen of bovenstaande nadelen ook écht nadelen zijn als je je organisatie verder wilt helpen.

Voor wie is ERP (Enterprise Resource Planning) geschikt?

Voor iedere organisatie (in eender welke sector) die streeft naar een efficiënte bedrijfsvoering is het interessant om verschillende ERP-systemen te vergelijken. Van kleinere organisaties (met ongeveer 10 medewerkers) tot corporates met duizenden medewerkers. Van zorginstellingen tot accountantskantoren, van bakkerijen tot bouwbedrijven. Digitale bedrijven zijn klaar voor de toekomst!

Je gaat voor gestroomlijnde processen die zorgen voor tevreden medewerkers en klanten. En natuurlijk wil je ook dat alle systemen naadloos samenwerken. Data moet voor iedereen én op ieder moment van de dag beschikbaar zijn. Zo kan jouw team doen waar het goed in is.

Dat allemaal bereik je met een ERP-systeem.

Benieuwd naar de ERP-software van AFAS?

Veel administratieve bedrijfsprocessen zijn met elkaar verbonden binnen je organisatie. Van het opvolgen van je klanten en leveranciers tot het uitbetalen van je medewerkers en van het opschrijven van projecturen tot de boekhouding. Daarvoor heeft AFAS één compleet ERP-systeem ontwikkeld waarin al die processen plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat daarvan? Jij verliest geen tijd meer aan dubbele vastlegging, je werkt efficiënt én je kan je zorgeloos richten op je kerntaken. Klaar voor je nieuwe ERP systeem?

Welke bedrijfsprocessen komen samen in ERP-software?

Een ERP-oplossing is opgebouwd in modules. Elke module ondersteunt een specifieke taak of bedrijfsproces. Technisch gezien kan een goede ERP-leverancier ervoor zorgen dat al je bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd in de ERP-oplossing. Alles is mogelijk! Maar de modules die je kiest, dat hangt af van je sector en je organisatie.

Hieronder zie je de meest voorkomende modules:

Zijn jouw bedrijfsprocessen mee met de tijd?

Om de toekomst van je organisatie te garanderen, moet je complete organisatie op elkaar afgestemd zijn. Vergelijk de performance van je bedrijfsprocessen maar eens met een estafette. Als iemand even niet kan volgen, dan heeft de volgende vaak een groot inhaalmanoeuvre te maken. En hetzelfde geldt voor je bedrijfsprocessen. Stel dat een medewerker geen projecturen opschrijft, dan kan de financiële afdeling geen factuur opmaken. En dan worden uiteindelijk verschillende mensen opgezadeld met extra werk. Afdelingen die afzonderlijk van elkaar werken? Dat is verleden tijd! Alle bedrijfsprocessen zijn met elkaar verbonden. Met een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) krijg je grip op al die processen.

Bedrijfsprocessen vormen het hart van je organisatie. Goedlopende processen zijn daarom cruciaal voor de gezondheid van je bedrijf. Vaak staan bedrijven niet open op hun eigen bedrijfsprocessen aan te pakken en dus optimaal in te richten. Voorbeelden daarvan zijn e-mails die niet worden opgepakt of dossiers die achterin archiefkasten liggen. Wil je meer weten over hoe je bedrijfsprocessen verbetert met behulp van ERP-software? Wij geven je tips & tricks in het e-book dat je hier kan downloaden.

Hoe processen automatiseren met een ERP-systeem?

De belangrijke bedrijfsprocessen van je organisatie komen samen in één systeem. Daardoor is alle informatie altijd vanuit één database op te halen. Doordat alle informatie gekoppeld is aan elkaar, kunnen dagelijkse processen geautomatiseerd worden.

Dat doe je met behulp van workflows. Je gebruikt workflows om processen te automatiseren en om papiergebruik te verminderen. Een ERP-systeem heeft vaak standaard workflow templates, maar het is ook mogelijk om workflows zelf te bouwen. Daardoor kan je die volledig afstemmen op je organisatie.

Enkele voorbeelden van bedrijfsprocessen die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden:

  • Een informatieaanvraag verwerken
  • Een order van een klant verwerken
  • Een verlofaanvraag in orde brengen
  • Een elektronische factuur verwerken

Je kan zelfs ook een 'proces' automatiseren om een cadeautje naar een jarige collega op te sturen. Doordat je al die processen automatiseert, verklein je de kans op fouten, voorkom je volle mailboxen én zwerven er geen takenlijstjes meer door de organisatie.

Wat is het verschil tussen ERP (Enterprise Resource Planning) en best of breed?

Je kan twee kanten uitgaan als je je bedrijfsprocessen gaat digitaliseren. Enerzijds kan je kiezen voor een ERP-systeem en anderzijds kan je voor ieder proces gebruik maken van een dedicated tool. Zo'n specifieke tool noemen ze 'best of breed'. Vaak kies je dan voor iedere afdeling (of voor ieder proces) een best of breed tool. Sales en CRM worden ondergebracht in tool X, de financiële administratie in tool Y en je project- en urenregistratie in tool Z.

De best of breed tools zullen waarschijnlijk hun werk heel goed doen, maar het brengt je organisatie soms niet de rust die ze wél verdient. Vaak moeten er nog tools aan elkaar gekoppeld worden (wat niet altijd gebeurt), de data is niet heel overzichtelijk én de processen zullen nooit naadloos in elkaar overvloeien.

Vaak werken kleinere organisaties (met ongeveer 10 medewerkers) nog met losse tools. Als dat bedrijf groeit in omzet en aantal medewerkers, dan zie je toch dat een ERP-systeem de juiste oplossing biedt.

ERP-systeem en de cloud?

Online werken kent heel veel voordelen voor de investeerder in ERP-software. Hoge eenmalige opstartkosten zijn er namelijk niet meer. Je betaalt vanaf nu een vast bedrag per maand om ons ERP-systeem te gebruiken. Met het online werken worden investeringen in hardware verleden tijd. Ook updates worden automatisch gedaan en zo ben je altijd bij op het gebied van software, wet- en regelgeving. Je gebruikt het ERP-systeem dus via het internet of via de app.