Pumptech: "Samen met AFAS en partners blijven we onbenutte mogelijkheden ontdekken en groeien door optimalisering."
Distributie & installatie
30 medewerkers
Aarschot
ERP
Juli 2021
Interview met:
Jan de Vleeschauwer (zaakvoerder), Geert Peeters (operationeel manager) & Mark Lenaerts (commerciële binnendienst)
Pumptech, al 15 jaar een toonaangevende distributeur van pompen in de Benelux, bedient met meer dan 25 medewerkers een breed scala aan klanten in de bouw, industrie en overheid. Vanuit hun kantoor in Aarschot leveren en installeren ze pompen. Wat hen onderscheidt? Hun positieve dynamiek binnen het team en hun ongeëvenaarde flexibiliteit om op maat gemaakte oplossingen aan te bieden.
Jan de Vleeschauwer, medezaakvoerder van Pumptech, vertelt: "We zijn de afgelopen jaren sterk gegroeid. Om die groei te stroomlijnen en ons potentieel te maximaliseren, besloten we voor AFAS te kiezen."
Voor Pumptech was de weg naar AFAS geen lichte beslissing. Ze werkten eerder met een verouderd boekhoudpakket dat niet kon voldoen aan hun groeiende behoeften. Jan merkte op dat het pakket tegen zijn beperkingen aanliep.
De uitdagingen waren duidelijk: "Het systeem crashte soms, had beperkte functionaliteiten en kon niet om met autorisaties voor verschillende afdelingen." Het bedrijf groeide, maar de software kon die groei niet bijbenen. “Excel-sheets en handmatig werk waren dagelijkse kost, wat leidde tot tijdsverspilling en frustratie. Het voorraadbeheer en de verkoop verliepen grotendeels handmatig, wat veel tijd in beslag nam. Medewerkers werden gedwongen om gegevens te dupliceren (= dubbele invoer), wat de kans op foutieve informatie vergrootte. Dit leidde tot een vermindering van de algehele productiviteit. Het was daarom tijd om over te stappen op andere software.”
Jan: “In totaal stonden we met drie softwareleveranciers in contact. De reden waarom wij voor AFAS kozen, is voor de schappelijke prijs en het groeipotentieel. Het implementatietraject was ook behapbaar, dus die mix van factoren heeft ervoor gezorgd dat we de knoop hebben doorgehakt. In januari 2021 begon de implementatie van ons ERP pakket met de volgende modules: klantenbeheer (CRM), ordermanagement & stockbeheer, projecten, abonnementen, InSite (medewerkersportaal) en de financiële module.”
Samen met AFAS stonden ze bijna letterlijk aan de tekentafel en besproken ze wat belangrijk was voor hun bedrijf. “Hierdoor konden we het programma naar eigen wensen instellen zonder dat er echt maatwerk aan te pas kwam”, vertelt Jan. “Dit betekende dat we konden genieten van de voordelen van maatwerk zonder de bijbehorende kosten en complexiteit.”
"Het systeem is flexibel en kan worden aangepast aan onze specifieke behoeften zonder dat er maatwerk nodig is. Hoewel het geen op maat gemaakte software is, hebben we samen met de consultants onze bedrijfsprocessen zo geconfigureerd dat ze naadloos bij onze manier van werken aansluiten."
Het was voor Pumptech geen gemakkelijke beslissing om van software te veranderen na 15 jaar lang te werken met hetzelfde pakket. Een implementatietraject vraagt dan ook veel inzet en toewijding van de werknemers. Geert Peeters, operationeel manager, herinnert zich dat het enige tijd kostte voordat iedereen aan boord was. Maar na enkele maanden met AFAS te werken, werden de voordelen duidelijk.
In Geerts woorden: “De aanpassingsperiode kostte de meeste medewerkers een paar maanden. Daarna werden ze echt fan van de nieuwe software. Dit kwam doordat ze zagen hoe het hun dagelijkse problemen verbeterde en hun processen optimaliseerde.”
Mark Lenaerts benadrukt dat wanneer ze met vragen of uitdagingen zitten, ze snel hulp en ondersteuning kunnen krijgen. Hij noemt het gemak van het hulpportaal, waar medewerkers altijd en overal antwoorden kunnen vinden op hun problemen. "AFAS is altijd bereid om te helpen. Het softwarebedrijf blijft steeds investeren in het verbeteren van de software, wat het gevoel geeft dat AFAS betrokken is bij de groei van Pumptech." Geert voegt hier aan toe: “De medewerkers van AFAS zijn altijd enthousiast en goedlachs.”
Jan: ”Ik werk heel graag met de succesmanagers. Als ik dan eens een idee, probleem of uitdaging heb, kan ik hen meteen contacteren om erover te sparren."
“We hebben de laatste jaren grote stappen gezet en dat merken we ook aan onze software”, vertelt Jan verder. “Dat is natuurlijk mede dankzij de korte lijnen met AFAS." De toegankelijkheid en ondersteuning van de softwareleverancier hebben bijgedragen aan de optimalisatie van de bedrijfsprocessen binnen Pumptech. Dit resulteert in een efficiëntere bedrijfsvoering en tevreden medewerkers..
De voordelen van AFAS zijn voor Pumptech duidelijk: groeimogelijkheden, koppelingen met partners en verbeterde autorisatie. Bovendien hebben ze nu toegang tot een uitgebreid en aanpasbaar systeem dat hen in staat stelt om snel en efficiënt te werken. Dankzij de korte lijnen met AFAS, met name via het succesmanagementteam, versterkt hun vertrouwen alleen maar in de software.
Met de toekomst in gedachten blijft Pumptech innoveren en digitaliseren. Ze streven naar verdere optimalisatie, waarbij AFAS een centrale rol speelt in hun digitale groei. Zo willen ze het magazijn verder digitaliseren met partner Tracing in Motion en het planningsproces van de techniekers staat nog op de planning. Ook andere bedrijven in hun groep willen ze in de komende maanden implementeren. De pompendistributeur gelooft dan ook sterk dat digitalisering en innovatie essentieel zijn om een competitief voordeel te creëren.
Medezaakvoerder Jan: "Bij Pumptech bekijken we voortdurend waar we nog onbenutte mogelijkheden hebben en hoe we samen met AFAS en partners verder kunnen groeien door te optimaliseren."
|
Automatiseer net als Pumptech en ruim 14.000 organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |