"Niemand kent mijn organisatie beter dan ik" is de uitspraak van bijna elke ondernemer. Veel ondernemers denken precies te weten wat er binnen hun groothandel speelt. Wie toch eens wat dieper in bepaalde bedrijfsgegevens duikt, die zal zich verbazen over de echte werkelijkheid.
Het zou zomaar kunnen dat een deel van je bedrijfskapitaal vastzit in voorraad die niet meer verkoopbaar is. En dat is uiteraard zonde! Soms hebben ondernemers moeite om de benodigde data voor een goed overzicht boven water te krijgen. Dat resulteert in beslissingen die te vaak voor een groot deel op het onderbuikgevoel zijn gebaseerd. Dashboards kunnen daarin verandering brengen. We hebben vijf redenen verzameld waarom dashboards binnen jouw groothandel geen overbodige luxe zijn.
Een groothandel moet zich meer dan ooit bewijzen. Zeker in een wereld waarin de concurrentie moordend is. Zo'n organisatie moet de bedrijfsgegevens en inkomende en uitgaande data op orde hebben. Dashboards zijn daarvoor de aangewezen tools. Die zijn bovendien zo in te stellen dat je zo op maat kunt bedienen. De benodigde data is vaak wel voorhanden, maar met behulp van een ERP niet altijd op een effectieve manier te tonen.
Over de juiste data beschikken om inzicht te hebben in voorraden en levertijden is niet altijd eenvoudig. Elke ondernemer die ervaring heeft met het implementeren van een ERP, een WMS of een CMS zal erkennen dat data zelden goed onderhouden of volledig is. Een groothandel die wil profiteren van de voordelen die dashboards bieden, doet er goed aan om op voorhand klant-, artikel- en voorraaddata te controleren. Als dat heel arbeidsintensief is, dan zijn dashboards een openbaring. Ze geven je meteen overzicht en ondernemers verbeteren er hun prestaties mee en ze besparen ook enorm op tijd. Tijd die vervolgens aan klanten is te besteden.
Je kan het beste overzicht creëren door diverse soorten informatie te combineren. Veel van de basisfunctionaliteiten voor de meeste groothandels zitten al in een ERP-systeem verwerkt. Dashboards zijn niet alleen in staat om gegevens te tonen uit het ERP, maar ook bijvoorbeeld uit CRM, HRM-, Financiële-, Project- en Ordermanagementprocessen. Een dashboard is in staat om, liefst via data uit de ERP-software, informatie uit al die processen te verzamelen en helder weer te geven. Dat geeft een real-time of nagenoeg real-time zicht op interne (en soms ook externe) data. Ofwel, échte business intelligence.
Soms krijgen 'belangrijke' klanten voorrang. En dat valt vanuit 'het gevoel van een manager' best te begrijpen. Maar het kan de moeite zijn om dergelijke keuzes eens langs de meetlat te leggen. Zorgen die keuzes voor extra omzet, betere prestaties of leiden ze net tot extra kosten? Een dashboard kan zo'n vraagstuk haarfijn duidelijk maken. Wie ervoor kiest om een groter order te accepteren (in plaats van een gemiddeld), loopt het risico om nee te moeten verkopen. Inzicht in je logistieke keten, van bron tot verkoop, kan helpen bij het maken van de juiste beslissing. Het gebruik van een dashboard geeft in ieder geval een precies beeld van wat er wanneer arriveert, op voorraad ligt en wanneer bij de klant moet zijn. Nee verkopen is met dat overzicht misschien niet nodig, terwijl het kapitaal dat vastzit in voorraad is te beperken. Een groothandel weet precies waar het aan toe is en kan groeien zonder het voorraadniveau te laten exploderen.
Dashboards gaan heel goed samen met KPI's, ofwel de belangrijke elementen waarop een ondernemer moet of wil presteren. Als een dashboard zo is ingericht dat er een specifieke vraag mee te beantwoorden is, dan is een druk op de knop voldoende om te weten wat de stand van zaken is.
Enkele voorbeelden van vragen zijn: 'hoeveel orders zijn er op moment X gerealiseerd?', 'is de hoeveelheid voorraad van artikel X voldoende om ook de volgende dagen aan de vraag te voldoen?'. Daarnaast zijn er nog veel meer aspecten te meten binnen een groothandel. Bijvoorbeeld gerelateerd aan inkopen of aan omloopsnelheid van de voorraad. Verder kan het lonen om inzicht te hebben in de hoeveelheid beschikbaar kapitaal versus de verwachte inkomsten uit diverse bronnen. En ook klanttevredenheid is te meten met de juiste dashboardinstelling. Aanvullend aan de standaardoverzichten is er de mogelijkheid om met filters nog verder in te zoomen op de getoonde data. Stap voor stap kan je zo afdalen tot op detailniveau. Dat kan handig zijn bij het maken van vergelijkingen met prestaties uit eerdere perioden.
Met de BI dashboards toon je alle belangrijke data uit de software van AFAS op een overzichtelijke manier. Business Intelligence wordt standaard en klaar voor gebruik meegeleverd in de software.
Met het ERP-systeem van AFAS krijg je weer grip op je handels- en productieprocessen. Het proces van bestelling tot levering is geïntegreerd in onze ERP-software. Zo automatiseer je processen, heb je met standaard dashboards een actueel beeld van je voorraad en weet je altijd wat je marge is. En dat allemaal vanuit één online systeem.