In-Tec: "Wij kozen met AFAS en TracingInMotion voor efficiëntie en transparantie."
Installatie elektriciteit, HVAC & sanitair
40 medewerkers
Roeselare
September 2019
ERP
Interview met:
Pieter Loosveld (zaakvoerder)
We planden een online meeting in met Pieter Loosveld. Hij startte, samen met zijn broer, in 2008 de organisatie In-Tec op. Ze zijn ondertussen uitgegroeid tot een team van 40 medewerkers, actief in de uitvoering en de technische opvolging van de energietechnieken van kantoor-, industrie- en woningbouw. De techniek van jouw elektriciteit, verwarming, installatie, sanitair, ... In-Tec to the rescue!
Pieter: "We doen behoorlijk wat projecten en dat is heel wat administratie om bij te houden. Vroeger werkten we met een ander ERP-systeem maar door de groei zochten we meer mogelijkheden tot uitbreiding. Toen kwamen we bij AFAS terecht en besloten we te veranderen. We zijn ondertussen bijna een jaar live en dat loopt heel goed. We gebruiken een groot deel van het systeem, maar zeker nog niet alles.
Op dit moment gebruikt bijna iedereen de software. Als onze HR-module live staat en de werkbon-update ook in gebruik is, willen we echt elke medewerker van In-Tec in AFAS laten werken. De digitale werkbon in de Pocket App is een redelijk nieuwe functionaliteit en er moet nog wat getest worden. We kijken er naar uit om deze op onze werf te gaan gebruiken."
Pieter is hoofdgebruiker. Hij is het voorbije jaar fel bezig geweest met zich te verdiepen in zijn Profit-kennis. "Nadat we beslist hadden met AFAS in zee te gaan, verliep het volledige traject richting implementatie heel vlot. Ook de samenwerking met de consultant ging goed. We plannen nu nog steeds om de x-aantal maanden een dag consultancy in om te blijven optimaliseren of om me te begeleiden waar ik hulp nodig heb."
"Er zijn heel veel mogelijkheden in de software van AFAS. Je hebt InSite als medewerkersportaal, de Pocket App voor digitale werkbonnen, ... We gebruiken veel van AFAS en we zitten nog verre van de limiet van het systeem. Het is fijn om te weten dat de software mee groeit in elke afdeling van je organisatie."
"Het klant-aan-de-knoppen-principe vind ik ook plezant. Je doet alles zelf, zeker met de juiste kennis. Ik heb verschillende AFAS-cursussen gevolgd waardoor ik zelf aan de slag kan met de inrichting. Ik ben als gebruiker echt de beheerder van het systeem, zonder dat ik constant moet bellen voor begeleiding. Missen we iets? Dan richten we het direct zelf in."
Ook het magazijn van In-Tec kon nog wat automatisatie gebruiken. Het beheer van inkoop en verkoop doen ze in AFAS, maar ze misten toch de mogelijkheid om te scannen. We brachten hen in contact met onze partner TracingInMotion.
We zaten samen met Joleen en Elias. “AFAS Software is het middelpunt van je administratie: je bewaart er alle info over je klanten, producten en leveranciers. Met TracingInMotion voegen we daar een extra laagje aan toe, namelijk alles wat je nodig hebt om je ordermanagement te stroomlijnen.”
Door het scannen van barcodes of het digitaal afvinken, zorg je voor een vermindering aan administratie, real-time opvolging en enorme foutenreductie! Alle informatie gaat bovendien rechtstreeks naar de ERP software van AFAS. Je automatiseert dus je volledige magazijnbeheer, ook waar AFAS stopt.
"Een gestroomlijnde logistiek is onmisbaar voor elk handelsbedrijf: goederen komen binnen en gaan dan weer de deur uit. Net als AFAS is TracingInMotion een pakket dat enorm veel flexibiliteit toelaat. Daarmee is de combinatie ideaal voor kleine en middelgrote ondernemingen. “Het maakt niet uit of je met 1 scanner werkt of met 60”, sowieso loopt je logistiek op wieltjes.”
Pieter (In-Tec): "TracingInMotion heeft een hele mooie en uitgebreide oplossing. Maar dat was meer iets voor grotere processen. Wij hebben maar 1 scanner in ons magazijn. We waren dus niet op zoek naar een overkill. Toen kwam TracingInMotion met de AFAS app. Een nieuwe applicatie die op de scanner draait en die via de updateconnectoren rechtstreeks in AFAS verwerkt wordt. Alles wat gescand wordt door TracingInMotion, komt dus meteen ook in de administratie en het beheer van onze orders in AFAS. Voor ons was dat dus ideaal. Een laagdrempelige en betaalbare oplossing maar toch volledig geautomatiseerd."
De grote kracht is dat de app gewoon een smartphone software is. Je kan dus kiezen of je deze op een professionele scanner gebruikt of je met je smartphone gaat scannen.
De AFAS app van TracingInMotion is dus het natuurlijke verlengstuk van AFAS in je magazijn.
Joleen (TracingInMotion): "Je kan gemakkelijk inloggen en alles draait volledig online. De app heeft verschillende gebruiksvriendelijke functies. Ik denk aan de inventarisatie (stockcorrectie) of het scannen en ontvangen van je inkooporders. Ook de picking van je order (al dan niet ad hoc) en je voorcalculatie worden mee beheerd in de app."
Pieter (In-Tec): "De functie die wij ook erg handig vinden is de transfer tussen magazijnen. Wij hebben 1 centraal magazijn maar verschillende bestelwagens op de baan. Daar zit ook heel wat materiaal in. We voegen de bestelwagens dus ook toe als magazijn locatie waardoor we heel goed het overzicht bewaren."
Een ERP-systeem is de spil van je organisatie. Het is dan ook een continue proces om zaken te blijven updaten en automatiseren. Pieter: "Een nieuw systeem gaat altijd gepaard met een nieuwe manier van werken. Maar met AFAS loopt dat goed. De communicatie is duidelijk, de samenwerking verloopt vlot."
"AFAS is geen maatwerk, maar we hebben dat niet gemist. Uiteindelijk is het een standaard applicatie waar je zelf mee aan de slag gaat. Het grote voordeel is dat er veel updates komen doorheen het jaar. Als we een bepaalde functionaliteit missen, is de kans groot dat deze tijdens een van de updates worden doorgevoerd. Een ander voordeel is dat je zelf veel kan gaan aanpassen, zelf kolommen of velden toevoegen bijvoorbeeld. En daar maken wij goed gebruik van!"
Pieter: "Bij ons begint alles bij met een service order. De klant belt voor een interventie zoals een onderhoud bijvoorbeeld. Die aanvraag wordt ingestuurd in het medewerkersportaal InSite van AFAS. Mijn collega's gaan dan aan de slag met de opvolging. De contactpersoon wordt toegevoegd in de CRM database en er wordt een technieker ingepland. We maken een dossieritem aan die een bepaalde workflow gaat volgen. Moet er nog iets besteld worden? Is de klant niet thuis? Alles wordt overzichtelijk beheerd en opgevolgd in AFAS."
De offerte wordt gemaakt, bevestigd en de materialen worden besteld. Pieter: "Vanuit de projectleiders komt de vraag wat ze nodig hebben voor dit project. Wat er op stock is, wordt uit het magazijn gehaald en naar de werf verstuurd. De rest wordt besteld bij de leverancier op de moment dat de klant de order bevestigd. De backoffice verwerkt dan de orders en de materialen worden op de juiste moment op de werf geleverd, door de leverancier zelf."
"De medewerkers op de werf maken momenteel nog manueel de bonnen waarop staat wat ze precies gedaan hebben. Dat willen we in een later stadium integreren in de werkbon update in de Pocket App. Nadat de projectleiders de geregistreerde uren van de collega's goedgekeurd hebben, komen deze in de nacalculatie van het project terecht. De laatste controle wordt door mij gedaan voor alles definitief geboekt is op het project."
Ook de werking in het magazijn is volledig geautomatiseerd. "Alles wordt klaargelegd per order, per project. Er wordt een verkooporder aangemaakt. De klant krijgt een factuur met alle informatie op: facturatie- en werfadres, wanneer is de interventie gebeurd, en wat is er gebeurd? Per interventie kunnen we ook een aparte factuur opbouwen. Zo hebben we bijvoorbeeld klanten met meerdere gebouwen. Per gebouw of per afdeling kunnen we dan een aparte factuur opstellen indien nodig."
"Onze facturatie is vaak op basis van onze offerte. Sommige klanten werken met voorschotfacturen, anderen met facturatieschijven. Nog anderen werken met vorderingsstaten. Alles kan in de software van AFAS."
"We hebben in InSite ook een onderhoudsportaal gecreëerd. Daarin komen de klantaanvragen binnen ter opvolging. We houden alles bij wat er gebeurt is, voegen foto's toe als bijlage en houden overzicht over de bestellingen. Zo kan duidelijk opgevolgd worden waar we mee bezig zijn en wat er nog in verwerking zit."
"We willen onze klanten laten inloggen op een klantenportaal. Ze krijgen toegang tot de interventies die ze aangevraagd hebben en kunnen zo hun projecten, facturen en status zien. De basis hebben we reeds ingericht, nu moeten we vooral nog veel testen tot dit live kan."
"We hadden in het verleden een ander ERP systeem in gebruik bij In-Tec. Vorig jaar hebben we dan beslist om over te schakelen naar AFAS. Qua kostenplaatje en mogelijkheden leunen ze beter bij onze organisatie aan. We merkten in het begin wel wat tegengas bij de medewerkers. Een nieuwe manier van werken is altijd moeilijk. Maar ze zagen allemaal snel de voordelen van het nieuwe systeem waardoor de overstap vlot gebeurde."
"De grootste uitdaging is de consequentie in het gebruik. Als niet iedereen de data op de juiste manier invoegt, creëer je opnieuw chaos. Alles moet goed gemonitord worden."
We willen ook de medewerkerskant volledig integreren in AFAS. Voorlopig gebruiken we enkel de ERP software maar we willen ook de HR integratie op punt zetten. Medewerkers die hun eigen dossier beheren, verlof aanvragen, ... Het digitaal ondertekenen van documenten is ook iets dat heel veel gaat versnellen. Daar zijn we ook mee bezig. Er zijn nog optimalisatiekansen, zeker op vlak van workflows. Daar gaat AFAS heel ver in en dat kunnen we goed gebruiken in onze bedrijfsstructuur. Ook de HRM gaan we binnenkort automatiseren met AFAS. Daar kunnen we ook nog in uitbreiden.
AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vijfhonderd enthousiaste medewerkers. Als familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor de zakelijke markt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 11.000 organisaties in België, Nederland, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.
Wil je graag meer informatie over wat onze HRM-software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!
Wil je meer weten over de ERP-software van AFAS?
Download dan de brochure.